Apothekenfachwissen vereint mit patentierter Fraunhofer-Technologie für die Vor-Ort-Apotheke

Pharmacy expertise combined with patented Fraunhofer technology for the local pharmacy

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[[de]]Gepostet am: [[en]]Posted at:
1.9.2022

Inzwischen bieten ca. 98% der Apotheken den Botendienst-Service für Ihre Kunden an, um vor allem immobilen Patienten Wege zu ersparen (Quelle ABDA). Im Durchschnitt werden ca. 300.000 Botendienste täglich vom Apothekenpersonal erbracht. In der Corona-Hochphase hat sich die Zahl sogar auf über 450.000 Botendienste erhöht. Zum einen, um die Apotheken-Kunden vor einer Ansteckung zu schützen und zum anderen um Personen, die sich in Quarantäne befinden, sicher zu Hause mit Medikamenten zu versorgen. Durch die steigende Auftragszahl wird es für die Apotheken immer herausfordernder den wachsenden Planungsaufwand neben dem laufenden Alltagsgeschäft zu meistern.

Warum ist der Botendienst wichtig für die Vor-Ort-Apotheke?

Umfragen haben ergeben, dass 88% der Patienten, die regelmäßig drei oder mehr Arzneimittel einnehmen, eine Stammapotheke haben (Quelle ABDA). Durch den Service, die Arzneimittel nach Hause zu liefern, erhöhen die Vor-Ort-Apotheken die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung sowie den Komfort für die Kunden maßgeblich. Zudem tragen die Apotheken auf diese Weise zu einer sicheren Versorgung von Risikopatienten und einer flächendeckenden Gesundheitsversorgung bei. Da ca. 93% der Bundesbürger mit ihrer Vor-Ort-Apotheke zufrieden oder sogar sehr zufrieden sind, haben die Apotheken mit ihren Leistungen vor Ort in Kombination mit dem Serviceangebot eines Botendienstes einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber dem Versandhandel. Vor allem im Hinblick auf die Qualität und die Schnelligkeit. Auch wenn ein Produkt in der Apotheke nicht vorrätig sein sollte, bleibt der Umsatz durch eine spätere Lieferung des Botendienstes bei der Vor-Ort-Apotheke.

Auch bei der Einführung des E-Rezeptes wird die Vor-Ort-Apotheke einen Vorzug gegenüber den Onlineapotheken haben, da sie die Produkte aufgrund der neuen Regelungen deutlich schneller durch ihre eigenen Boten ausliefern können. Die Beratung zum Arzneimittel erfolgt entweder vorab in der Apotheke, telefonisch oder begleitend durch pharmazeutisches Personal bei der Übergabe. Zudem erhält der Kunde die Medikamente nach wie vor von seinem vertrauten Apotheken-Team seiner Vor-Ort-Apotheke.

Durch das stetig wachsende Auftragsvolumen ist ein verlässliches Unterstützungssystem bei der täglichen Planung des Botendienstes besonders wichtig.

Bei unserem Besuch im schönen Winterberg durften wir Moritz, Co-Founder apomap GmbH, ausgiebig dazu befragen:

Moritz erzähl doch mal...

…was habt ihr gedacht als wir vor ein paar Monaten auf euch zu gekommen sind?
Wir kannten euch bereits durch die expopharm und die Teilnahme beim apostart. Durch euren Sieg bei dem Wettbewerb hatten wir euch eher als Konkurrenten auf dem Schirm und nicht als Algorithmen-Anbieter für eine optimierte Tourenplanung. Umso interessanter fanden wir eure Kontaktaufnahme und wir waren gespannt welche gemeinsamen Anknüpfungspunkte es geben könnte.

 

…welche Probleme löst ihr in der Apotheke?
In der Apotheke arbeiten in erster Linie Apotheker, Pharmazeutisch-technische Assistenten (PTA) und Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (PKA). Sie informieren und beraten die Kunden, stellen Rezepturen her und organisieren das gesamte Backoffice.
Im Hinblick auf die Disposition, die eigentlich nichts mit dem Aufgabengebiet in der Apotheke zu tun hat, sind die Mitarbeiter aber natürlich „non-professionals“. Aus dem Grund stellen wir ein Assistenzsystem für die Apotheken bereit, um den Botendienst schnell, unkompliziert und effektiv zu planen.

Moritz und Dustin
…wie bewertet ihr den Digitalisierungsstand in der Apothekenbranche?
Zwar wird das Thema Digitalisierung in der Branche ausgeschlachtet, weil es tausende Tools für tausende Sachen gibt, aber das ist einfach zu unübersichtlich und viel.
In der Regel haben die Apotheken keine Mitarbeiter, die Digitalisierungs-Spezialisten sind. Es ist nachvollziehbar, dass der Digitalisierungsfortschritt daher nicht so weit ist wie in anderen Branchen.

 

…wo seht ihr noch Verbesserungs- und Innovationspotenzial?
Überall. Die Prozesse müssen vereinfacht werden. Wichtig ist zu erkennen, dass Lösungen wie unsere keine Mehrarbeit erzeugen, sondern Arbeit abgenommen wird und die Prozesse vereinfacht werden. Verbesserungspotenzial gibt es auch bei den Kassensystemen.
Man sieht bei den Apotheken, die sich digitalisieren, dass sie einfachere Arbeitsabläufe haben und sie dadurch meistens auch mehr Kunden gewinnen können.

…was waren die größten Stolpersteine auf eurem bisherigen Weg ?
Die Apotheken müssen den Mehrwert der Lösung erfahren können. Zudem muss die Umstellung auf eine neue Software in das Team getragen werden. Es ist viel einfacher, wenn sich einer der Mitarbeiter im Team intensiv mit der Software beschäftigt und von dem Nutzen überzeugt ist. Die Implementierung im Team läuft dann einfacher und die Mitarbeiter werden mitgenommen.
Die Fahrer fahren die Touren teilweise seit zwanzig Jahren, kennen die Straßen in und auswendig und sollen dann von heute auf morgen eine App benutzen. Natürlich ist da erstmal keiner begeistert. Wenn einer im Team für die Lösung brennt, ist es viel einfacher auch die Kollegen von den Vorteilen zu überzeugen.
Ein anderer Stolperstein waren die Schnittstellen zu den Warenwirtschaftssystemen. Die Apotheken möchten logischerweise keine Daten doppelt pflegen und die Aufträge manuell anlegen. Die Daten können zwar per CSV-Import hochgeladen werden, aber eine automatische Übertragung der Aufträge per Schnittstelle ist wesentlich einfacher und schneller. Die Entwicklungsbereitschaft einer Schnittstelle ist stark von den Systemhäusern abhängig. Es gibt schnelle und eher langsame Prozesse in dem Bereich.
Umso glücklicher sind wir inzwischen aktive Schnittstellen zu awinta, ADG, aposoft und GAWIS zu haben, wodurch die Apotheken auf Knopfdruck alle Aufträge aus dem Warenwirtschaftssystem in apomap verplanen und optimieren können.

 

…was motiviert euch täglich?
Das Kundenfeedback! Unsere motivierten User, die Spaß an der Nutzung haben und uns hilfreiche Verbesserungsvorschläge mitteilen und dazu beitragen, die Software weiterzuentwickeln und noch besser zu machen.
Und unsere Visionen, die wir uns setzen motivieren uns täglich. Wir sind an einem Punkt, an dem wir die ganze Apothekenlandschaft verändern und dabei helfen die Prozesse zu digitalisieren und zu verbessern. Unser Ziel ist es bis Ende des Jahres 400 Apotheken in unserem System zu haben.

 

…worauf freut ihr euch?
Auf viele Partnerschaften die noch kommen, insbesondere auf die Partnerschaft mit adiutaByte. 😊
Außerdem freuen wir uns auf die expopharm. Die Messe ist wichtig, um zu sehen was es in den letzten Jahren für Veränderungen in der Branche gegeben hat. In der Corona Pandemie wurde in einigen Bereichen viel und schnell digitalisiert. Der Prozess ist allerdings nicht so nahbar, wenn man nur online darüber liest und die Menschen dahinter nicht sieht.

 

…wie beschreibt ihr die Partnerschaft mit uns?
Freundschaftlich – eine Partnerschaft auf Augenhöhe. Wir sind zwei Startups und recht junge Unternehmen und man merkt die Motivation alles schnell voranzutreiben. Das wichtigste an einer Partnerschaft ist, dass sich die Leute dahinter verstehen, was bei uns sehr gut funktioniert. Wir sind gemeinsam motiviert den Markt zu verändern und mit den Expertisen aus den beiden Bereichen haben wir gegenseitig einen großen Mehrwert.

 

…was hat sich durch die Integration von adiutaByte verändert?
Die Tourenoptimierung hat sich stark verbessert. Man bemerkt das tiefe Fachwissen – es gibt bei adiutaByte 1000 Möglichkeiten für die Optimierung der Tourenplanung, die wir zukünftig ausnutzen und unseren Kunden als Mehrwert weitergeben können. Wir haben jetzt die Möglichkeit unser Produkt auch in Zukunft intensiv weiterzuentwickeln.
Außerdem haben wir es geschafft das System noch angenehmer für die Nutzer zu gestalten, indem wir nun cloudbasiert durch adiutaByte rechnen und bessere Funktionalitäten als vorher anbieten können. Mit adiutaByte können wir zum Beispiel Pick & Delivery-Aufträge abbilden, eine standortübergreifende Planung wird möglich und Kategorisierungen wie z.B. Kühlaufträge werden vom System berücksichtigt. Durch die nun realistischen Verkehrsprognosen und individuellen Schichtanpassungen können realisierbarere Pläne direkt in apomap optimiert werden.
Jetzt geht es in die Nutzung – dann wird es Feedback der Apotheken geben und die Tests werden zeigen, wie sich die geplanten Routen verändern.  

 

…was können die Besucher auf der expopharm erwarten?
Ein hochmotiviertes professionelles Team und einen supercoolen gemeinsamen Stand auf dem die Besucher den gesamten Planungsprozess der Apotheke in der Anwendung sehen können. Allgemein sind Messen natürlich sehr hilfreich, um Softwareprodukte zu testen und direkt einen Ansprechpartner an der Seite zu haben.
Gemeinsam mit adiutaByte werden wir auch die Anbieter des Großhandels auf der Messe treffen, um in Zukunft eine gesamtvernetzte Lösung des Prozesses – vom Großhandel, über die Apotheke bis hin zum Endkunden – anbieten zu können.

Was wir über die Zukunft denken...

Auch wir freuen uns sehr über die neue Partnerschaft mit apomap und die Möglichkeit durch die Kooperation tiefer in die Pharma- und Apothekenbranche einzutauchen. Wir sehen weiterhin großes Optimierungspotenzial bei standortübergreifenden Planungen, um mit einem gebündelten und effektiven Botendienst die Kosten gering zu halten und die Umwelt zu schonen. Durch unsere Lösung behält das Apothekenpersonal einen transparenten Überblick und die Kontrolle über alle Bereiche die den Botendienst betreffen. Auch die Wirtschaftlichkeit wird durch eine optimierte Planung erheblich verbessert.

Insbesondere in Kombination mit unseren anderen Kunden im Gesundheitswesen können hier spannende Synergien entstehen z.B. mit ambulanten Pflegediensten. Die Lieferprozesse im Apotheken-Großhandel bieten darüber hinaus sehr großes Potenzial um mit unserer Optimierung den CO2-Ausstoß zu reduzieren oder durch Kooperationen den Lieferradius CO2-neutral zu erweitern. Der Großhandel, der die Apotheken durchschnittlich bis zu drei Mal täglich beliefert, kann durch die adiutaByte-Optimierungsplattform nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern mit zuverlässigen Zeitfenstern vorab zu einer höheren Planbarkeit in den Apotheken verhelfen.

Möchten Sie die Vorteile unserer intelligenten KI-gestützten Tourenplanung kennenlernen und Ihre Prozesse optimieren?

Dann vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit uns oder besuchen uns auf der expopharm!

In the meantime, approx. 98% of pharmacies offer the service of a courier service for their customers, in order to save immobile patients in particular from having to travel (source ABDA). On average, about 300,000 courier services are provided daily by pharmacy staff. During the Corona peak phase, the number even increased to over 450,000 courier services. On the one hand, to protect pharmacy customers from infection and, on the other hand, to safely supply people in quarantine with medication at home. Due to the growing number of orders, it is becoming more and more challenging for the pharmacies to cope with the growing planning effort in addition to their day-to-day business.

Why is the courier service important for the local pharmacy?

Surveys have shown that 88% of patients who regularly take three or more medicines have a regular pharmacy (source ABDA). By offering the service of home delivery of medicines, local pharmacies significantly increase customer satisfaction and loyalty as well as convenience for customers. In addition, pharmacies contribute in this way to the safe care of high-risk patients and to nationwide health care. Since about 93% of German citizens are satisfied or even very satisfied with their local pharmacy, pharmacies have a clear competitive advantage over mail-order pharmacies with their on-site services in combination with the services offered by a courier service. Especially in terms of quality and speed. If a product is not in stock, the turnover remains with the local pharmacy due to a later delivery by the courier service.

Even with the introduction of the e-prescription, the local pharmacy will have a great advantage over the mail-order pharmacies, as they will be able to deliver the products much faster through their own couriers due to the new regulations. Advice on the medicine will be given either in advance at the pharmacy, by telephone or accompanied by pharmaceutical staff at the time of delivery. In addition, the customer still receives the medicines from his familiar pharmacy team at his local pharmacy.

Due to the constantly growing volume of orders, a reliable support system is particularly important in the daily planning of the courier service.

During our visit to beautiful Winterberg, we were able to ask Moritz, co-founder apomap GmbH, at length about this:

Moritz, tell us...

...what did you think when we approached you a few months ago?
We already knew you through expopharm and your participation in apostart. Because of your victory in the competition, we had you more as a competitor than as an algorithm provider for optimised tour planning. That's why we found it all the more interesting to get in touch with you and we were curious to see what common points of contact there might be. 

...what problems do you solve in the pharmacy with your solution?
Pharmacists, pharmaceutical technical assistants (PTA) and pharmaceutical commercial employees (PKA) work primarily in pharmacies. They inform and advise customers, prepare prescriptions and organise the entire back office.
However, with regard to disposition, which actually has nothing to do with the tasks in the pharmacy, the employees are of course "non-professionals". For this reason, we provide an assistance system for the pharmacies to plan the courier service quickly, easily and effectively.
Moritz and Dustin
...how do you assess the state of digitisation in the pharmacy sector?
Although the topic of digitisation is being exploited in the sector because there are thousands of tools for thousands of things, it is simply too confusing and too much.
As a rule, pharmacies do not have employees who are digitisation specialists. It is understandable that the progress in digitisation is therefore not as far as in other sectors.

...where do you still see potential for improvement and innovation?
Everywhere. Processes need to be simplified. It is important to realise that solutions like ours do not create additional work, but rather work is taken away and processes are simplified.
There is also potential for improvement in the cash register systems. You can see in pharmacies that are going digital that they have simpler work processes and they can usually win more customers as a result.

...what have been the biggest stumbling blocks on your way so far?
The pharmacies must be able to experience the added value of the solution. In addition, the changeover to a new software must be carried into the team. It is much easier if one of the team members is intensively involved with the software and is convinced of its benefits. The implementation in the team is then easier and the employees are taken along.
Some of the drivers have been driving the routes for twenty years, know the roads inside out and are then expected to use an app overnight. Of course, no one is enthusiastic at first. If someone in the team is passionate about the solution, it is much easier to convince colleagues of the advantages.
Another stumbling block was the interfaces to the merchandise management systems. The pharmacies logically do not want to maintain data twice and create orders manually. The data can be uploaded via CSV import, but an automatic transfer of the orders via interface is much easier and faster. The willingness to develop an interface is highly dependent on the system houses. There are fast and rather slow processes in this area.
We are all the more happy to have active interfaces to awinta, ADG, aposoft and GAWIS in the meantime, which means that the pharmacies can schedule and optimise all orders from the merchandise management system in apomap at the push of a button.

...what motivates you every day?
Customer feedback! Our motivated users, who enjoy using the software and give us helpful suggestions for improvement and help us to develop the software further and make it even better.
And the visions we set ourselves motivate us every day. We are at a point where we are changing the entire pharmacy landscape and helping to digitise and improve processes. Our goal is to have 400 pharmacies in our system by the end of the year. 

...what are you looking forward to?
Many partnerships to come, especially the partnership with adiutaByte. 😊
We are also looking forward to expopharm. The fair is important to see what changes there have been in the industry in recent years. In the Corona pandemic, there was a lot of fast digitalisation in some areas. However, the process is not so close if you only read about it online and don't see the people behind it.

...how do you describe the partnership with us?
Friendly - a partnership at eye level. We are two start-ups and quite young companies and you can see the motivation to push everything forward quickly. The most important thing about a partnership is that the people behind it understand each other, which works very well for us. We are jointly motivated to change the market and with the expertise from the two areas we have a great added value for each other.

...what has changed through the integration of adiutaByte?
Tour optimisation has improved a lot. You notice the deep expertise - there are 1000 possibilities for optimising route planning at adiutaByte, which we can exploit in the future and pass on to our customers as added value. We now have the opportunity to further develop our product intensively in the future.
In addition, we have managed to make the system even more convenient for the users by now being able to calculate through adiutaByte cloud-based and offer better functionalities than before. With adiutaByte, for example, we can map pick & delivery orders, cross-location planning becomes possible and categorisations such as refrigeration orders are taken into account by the system. Due to the now realistic traffic forecasts and individual shift adjustments, more feasible plans can be optimised directly in apomap.
Now it goes into use - then there will be feedback from the pharmacies and the tests will show how the planned routes change.  

...what can visitors expect at expopharm?
A highly motivated professional team and a super cool joint stand where visitors can see the entire pharmacy planning process in action. In general, trade fairs are of course very helpful to test software products and to have a contact person directly at your side.
Together with adiutaByte, we will also meet the wholesale providers at the trade fair in order to be able to offer an overall networked solution of the process - from the wholesale to the pharmacy to the end customer - in the future.

What we think about the future...

We are also very pleased about the new partnership with apomap and the opportunity to delve deeper into the pharmaceutical and pharmacy industry through this cooperation. We continue to see great potential for optimisation in cross-location planning in order to keep costs low and protect the environment with a bundled and effective courier service. Profitability is also improved through optimised planning and pharmacy staff retain a transparent overview and control of all areas relating to the messenger service.

Especially in combination with our other customers in the health care sector, exciting synergies can arise here, e.g. with outpatient care services. The delivery processes in the pharmacy wholesale trade also offer even greater potential for reducing CO2 emissions with our solution and optimising the process or expanding the delivery radius in a CO2-neutral way through cooperation. Wholesalers, who supply pharmacies up to three times a day on average, can not only save time and costs with the adiutaByte optimisation platform, but also help pharmacies to plan more effectively with reliable time windows in advance.

Would you like to get to know the advantages of our intelligent AI-supported route planning and optimise your processes?

Then arrange a non-binding meeting with us or visit us at expopharm!

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