Corona-Virus: Dynamische Touren- und Einsatzplanung familienfreundlich gestalten

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Gepostet am:
24.3.2020

Die Corona-Krise hat die ganze Welt fest im Griff und nahezu jede Branche steht vor unzähligen Herausforderungen. Arbeitsplätze werden ins Home-Office verlegt, Mitarbeiter stehen unter Quarantäne, Schicht- und Tourenpläne müssen laufend neu organisiert werden. Doch wie ist eine familienfreundliche Neuorganisation in Zeiten von Corona möglich? Können Schichtpläne so gestaltet werden, dass Familien mit Kindern ihrer Arbeit trotz der Schließung von Schulen und Kindergärten nachgehen können? Ja, das geht. Wie eine familienfreundliche Touren- und Einsatzplanung funktioniert, zeigen wir am fiktiven Beispiel des AJG Pflegedienst.

Herr Müller ist Pflegedienstleiter und verantwortlich für insgesamt sieben Mitarbeiter. Fünf Angestellte haben mindestens ein Kind zu Hause. Für sie ist die Situation besonders schwer: die Großeltern fallen während der Corona-Krise weg, denn sie dürfen nicht auf die Kinder aufpassen. Partner und Ehepartner sind ebenfalls berufstätig und können deshalb nur eingeschränkt in der Kinderbetreuung einspringen. Auch stehen vor einer immensen Herausforderung und müssen versuchen, trotz fehlender Kinderbetreuung ihrer Arbeitsverpflichtung weiter nachzukommen. Viele Familien sind auf beide Einkommen angewiesen, unbezahlter Urlaub ist daher selten eine Option.

Der reguläre Tourenplan

Die größte Herausforderung für Herrn Müller ist deshalb die Neuorganisation des Tourenplans unter Berücksichtigung der persönlichen Einschränkungen seiner Angestellten. Für Herrn Müller keine leichte Aufgabe, denn er möchte seine Patienten bestmöglich versorgen, zerbricht sich aber gleichzeitig den Kopf darüber, wie er es schaffen kann, die Mütter und Väter unter seinen Angestellten so früh wie möglich nach Hause zu schicken, damit sie ihre Kinder betreuen können.

Tourenplanungssoftware
Regulärer Tourenplan des AJG Pflegedienst

Mitarbeiter reguläre Arbeitszeiten
Frau Angosta (hat eine 3-jährige Tochter) 06:00 bis 14:00 Uhr
Frau Mulzin (hat zwei Kinder, 5 und 6 Jahre) 06:00 bis 11:00 Uhr
Frau Clemzare (hat Zwillinge, 2 Jahre alt) 08:00 bis 13:00 Uhr
Herr Steinheiser (hat keine Kinder) 16:30 bis 21:00 Uhr
Herr Egostra (hat keine Kinder) 16:30 bis 21:00 Uhr
Herr Glosaria (alleinerziehend, ein Sohn 9 Jahre) 06:00 bis 14:00 Uhr
Herr Guthaus (drei Kinder im Alter von 3, 8 und 10 Jahren) 06:00 bis 14:00 Uhr

Sofern es keine Krankmeldungen gibt, verbringen alle Mitarbeiter insgesamt 487 Minuten auf der Straße, fahren 262,8 Kilometer und sind innerhalb des vorgegebenen Zeitfensters pünktlich bei allen 100 Patienten, die vom Pflegedienst betreut werden.  

Berücksichtigung von Restriktionen per Knopfdruck

Als Herr Müller am Freitagabend erfährt, dass Schulen und Kindergärten ab Montag geschlossen haben, ruft er sofort am nächsten Tag seine Mitarbeiter an um zu erfahren, wie sie die Kinderbetreuung zu Hause organisieren:  

Mitarbeiter Kinderbetreuung
Frau Angosta (hat eine 3-jährige Tochter) Ehemann konnte Schichtbeginn auf 11:30 Uhr verlegen
Frau Mulzin (hat zwei Kinder, 5 und 6 Jahre) Kinder können von Nachbarin bis 12 Uhr betreut werden
Frau Clemzare (hat Zwillinge, 2 Jahre alt) Ehemann ist im Home-Office, kann Kinder bis 11:30 Uhr betreuen
Herr Steinheiser (hat keine Kinder) Ist flexibel und kann daher seine Schichtzeiten beibehalten
Herr Egostra (hat keine Kinder) Ist flexibel und kann daher seine Schichtzeiten beibehalten
Herr Glosaria (alleinerziehend, ein Sohn 9 Jahre) Kinderbetreuung durch einen Bekannten bis 12:30 Uhr
Herr Guthaus (drei Kinder im Alter von 3, 8 und 10 Jahren) Ehefrau macht Home-Office und kann die Kinder bis etwa 13 Uhr betreuen

Mit einer herkömmlichen Tourenplanungssoftware kann Herr Müller den Einsatzplan nur manuell per “Drag and Drop” bearbeiten. Dabei müsste er alle Restriktionen im Kopf haben, was die Neuorganisation deutlich komplizierter gestalten würde.

Restriktionen Tourenplanung
Trotz KiTa- und Schulschließung können alle Mitarbeiter zur Arbeit kommen

Die Tourenplanungssoftware von adiutaByte berücksichtigt alle Einschränkungen der Mitarbeiter und optimiert den Einsatzplan mit nur einem Knopfdruck. Das Ergebnis ist ein familienfreundlicher Einsatzplan mit möglichst kurzen Frühschichten für alle Mitarbeiter, die anschließend zu Hause ihre Kinder betreuen müssen:

Mitarbeiter reguläre Arbeitszeit optimierte Arbeitszeit
Frau Angosta (hat eine 3-jährige Tochter) 06:00 bis 14:00 Uhr 06:00 bis 11:00 Uhr
Frau Mulzin (hat zwei Kinder, 5 und 6 Jahre) 06:00 bis 11:00 Uhr 06:00 bis 11:30 Uhr
Frau Clemzare (hat Zwillinge, 2 Jahre alt) 08:00 bis 13:00 Uhr 06:00 bis 11:00 Uhr
Herr Steinheiser (hat keine Kinder) 16:30 bis 21:00 Uhr 17:00 bis 21:00 Uhr
Herr Egostra (hat keine Kinder) 16:30 bis 21:00 Uhr 17:00 bis 21:00 Uhr
Herr Glosaria (alleinerziehend, ein Sohn 9 Jahre) 06:00 bis 14:00 Uhr 06:00 bis 11:30 Uhr
Herr Guthaus (drei Kinder im Alter von 3, 8 und 10 Jahren) 06:00 bis 14:00 Uhr 06:00 bis 12:00 Uhr

Die Mitarbeiter des AJG Pflegedienst sind nun 508 Minuten auf der Straße (+21 Min), fahren 283,1 Kilometer (+20,1 Km) und können 94 von 100 Patienten pünktlich innerhalb des Zeitfensters besuchen.  

Herr Müller ist sich darüber im Klaren, dass seine Mitarbeiter nun eine deutlich höhere Auslastung haben und nicht mehr alle Patienten zu den gewünschten Zeiten versorgt werden können, dies lässt sich allerdings in Krisensituationen kaum vermeiden. Alle Pflegekräfte sind dankbar, dass sie trotz geschlossener Schulen und Kindergärten ihre Kinder zu Hause betreuen und dennoch arbeiten gehen können.  

Schnelle Neuorganisation bei Krankheit

Am Freitagmorgen erhält Herr Müller einen Anruf von Herrn Glosaria: sein Sohn hat Husten und Fieber, es besteht Verdacht auf eine Corona-Infektion. Er und sein Sohn müssen vorerst zu Hause in Quarantäne bleiben. Für Herrn Glosaria ist das keine leichte Situation, denn er ist als alleinerziehender Vater auf sein Gehalt angewiesen. Trotzdem steht die Gesundheit seines Sohnes an erster Stelle und auch seine Patienten möchte er vor einer Ansteckung schützen.

Dynamische Tourenplanung
Auch bei krankheitsbedingtem Ausfall eines Mitarbeiters kann Herr Müller dynamische Anpassungen vornehmen

Herr Müller ruft erneut seine Mitarbeiter und bewertet die Situation neu:

Mitarbeiter Kinderbetreuung
Frau Angosta (hat eine 3-jährige Tochter) Ehemann konnte Schichtbeginn auf 12:30 Uhr verlegen
Frau Mulzin (hat zwei Kinder, 5 und 6 Jahre) Kinder können von Nachbarin bis 12 Uhr betreut werden
Frau Clemzare (hat Zwillinge, 2 Jahre alt) Ehemann ist im Home-Office, kann Kinder bis 14:30 Uhr betreuen
Herr Steinheiser (hat keine Kinder) Ist flexibel und kann daher seine Schichtzeiten beibehalten
Herr Egostra (hat keine Kinder) Ist flexibel und kann daher seine Schichtzeiten beibehalten
Herr Glosaria (alleinerziehend, ein Sohn 9 Jahre) ist krank
Herr Guthaus (drei Kinder im Alter von 3, 8 und 10 Jahren) Ehefrau ist ebenfalls bereit, die Kinder im Home-Office bis 14:30 Uhr zu betreuen

Auch mit diesen zusätzlichen Restriktionen kann die Tourenplanungssoftware von adiutaByte innerhalb kürzester Zeit einen optimierten Einsatzplan erstellen:

Mitarbeiter reguläre Arbeitszeit optimierte Arbeitszeit
Frau Angosta (hat eine 3-jährige Tochter) 06:00 bis 14:00 Uhr 06:00 bis 12:00 Uhr
Frau Mulzin (hat zwei Kinder, 5 und 6 Jahre) 06:00 bis 11:00 Uhr 06:00 bis 11:00 Uhr
Frau Clemzare (hat Zwillinge, 2 Jahre alt) 08:00 bis 13:00 Uhr 06:00 bis 14:00 Uhr
Herr Steinheiser (hat keine Kinder) 16:30 bis 21:00 Uhr 17:00 bis 21:00 Uhr
Herr Egostra (hat keine Kinder) 16:30 bis 21:00 Uhr 17:00 bis 21:00 Uhr
Herr Glosaria (alleinerziehend, ein Sohn 9 Jahre) 06:00 bis 14:00 Uhr ist krank
Herr Guthaus (drei Kinder im Alter von 3, 8 und 10 Jahren) 06:00 bis 14:00 Uhr 06:00 bis 14:00 Uhr

Im Vergleich zum regulären Schichtplan, sind die Mitarbeiter nun 512 Minuten auf der Straße (+25 Min), fahren 290,9 Kilometer (+28,1 Km) und können 92 von 100 Patienten pünktlich innerhalb des Zeitfensters besuchen. Die Gesamtauslastung liegt bei 117,4% (+37,4%).

Dynamische Anpassungen mit nur wenigen Klicks

Als Herr Müller am Dienstagabend seine E-Mails liest, erfährt er, dass nun auch Herr Guthaus erkrankt ist. Er hat eine Bronchitis und fällt für die nächsten zehn Tage aus. Erneut greift er zum Telefon und informiert seine Mitarbeiter über die neue Situation:

Mitarbeiter Kinderbetreuung
Frau Angosta (hat eine 3-jährige Tochter) Nachbarin springt bei der Kinderbetreuung ein
Frau Mulzin (hat zwei Kinder, 5 und 6 Jahre) Kinder können von Nachbarin bis 15:30 Uhr betreut werden
Frau Clemzare (hat Zwillinge, 2 Jahre alt) Ehemann ist bereit, die Kinder im Home-Office zu betreuen
Herr Steinheiser (hat keine Kinder) Ist flexibel und bietet an, die Arbeitszeit zu verlängern
Herr Egostra (hat keine Kinder) Ist flexibel und bietet an, die Arbeitszeit zu verlängern
Herr Glosaria (alleinerziehend, ein Sohn 9 Jahre) ist krank
Herr Guthaus (drei Kinder im Alter von 3, 8 und 10 Jahren) ist krank

Mit nur wenigen Klicks lassen sich die neuen Mitarbeiterschichten für das gesamte Pflegeteam anpassen

Durch die enorme Flexibilität einiger Mitarbeiter und deren Ehepartnern ist es ihm möglich, den Tourenplan erneut binnen weniger Minuten so zu optimieren, dass alle Patienten weiterhin betreut werden können:

Mitarbeiter reguläre Arbeitszeit optimierte Arbeitszeit
Frau Angosta (hat eine 3-jährige Tochter) 06:00 bis 14:00 Uhr 06:00 bis 15:00 Uhr
Frau Mulzin (hat zwei Kinder, 5 und 6 Jahre) 06:00 bis 11:00 Uhr 06:00 bis 15:00 Uhr
Frau Clemzare (hat Zwillinge, 2 Jahre alt) 08:00 bis 13:00 Uhr 06:00 bis 15:00 Uhr
Herr Steinheiser (hat keine Kinder) 16:30 bis 21:00 Uhr 17:00 bis 21:00 Uhr
Herr Egostra (hat keine Kinder) 16:30 bis 21:00 Uhr 17:00 bis 21:00 Uhr
Herr Glosaria (alleinerziehend, ein Sohn 9 Jahre) 06:00 bis 14:00 Uhr ist krank
Herr Guthaus (drei Kinder im Alter von 3, 8 und 10 Jahren) 06:00 bis 14:00 Uhr ist krank

Gegenüber dem regulären Dienstplan ergeben sich folgende Änderungen: die Fahrtzeit der Mitarbeiter erhöht sich auf 499 Minuten (+12 Min), insgesamt werden 276,8 Kilometer (+14 km) gefahren, immerhin 85 von 100 Patienten können pünktlich innerhalb des Zeitfensters besucht werden.  

Mit schnellen Lösungen agil bleiben

Dass die Betreuung aller Patienten des AJG Pflegedienst gewährleistet werden kann liegt unter anderem daran, dass die Kinderbetreuung der Mitarbeiter durch Ehepartner, Freunde und Familie sichergestellt ist. Herr Müller konnte alle Restriktionen seiner Mitarbeiter im System erfassen und so mit nur wenigen Klicks einen optimierten Tourenplan erstellen, der alle Einschränkungen berücksichtigt.  

Nicht nur in Krisenzeiten ist Herr Müller auf schnelle Lösungen in der Tourenplanoptimierung angewiesen. Auch im regulären Geschäftsbetrieb braucht er dynamische Pläne, die zuverlässig auf Änderungen und Restriktionen reagieren. Dabei ist es Herrn Müller wichtig, dass seine Mitarbeiter immer im Mittelpunkt stehen.  

Mit der Tourenplanungssoftware von adiutaByte bleibt Herrn Müller mehr Zeit fürs Wesentliche, denn er spart viele Stunden Planungszeit und wendet so nur noch wenige Minuten täglich auf. Er kann schnell und unkompliziert auf Änderungen reagieren und spontane Krankmeldungen oder außerplanmäßige Wünsche von Patienten berücksichtigen.  

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Vanessa Wolff
Co-Founderin

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