Die Corona-Krise hat die ganze Welt fest im Griff und nahezu jede Branche steht vor unzähligen Herausforderungen. Arbeitsplätze werden ins Home-Office verlegt, Mitarbeiter stehen unter Quarantäne, Schicht- und Tourenpläne müssen laufend neu organisiert werden. Doch wie ist eine familienfreundliche Neuorganisation in Zeiten von Corona möglich? Können Schichtpläne so gestaltet werden, dass Familien mit Kindern ihrer Arbeit trotz der Schließung von Schulen und Kindergärten nachgehen können? Ja, das geht. Wie eine familienfreundliche Touren- und Einsatzplanung funktioniert, zeigen wir am fiktiven Beispiel des AJG Pflegedienst.
Herr Müller ist Pflegedienstleiter und verantwortlich für insgesamt sieben Mitarbeiter. Fünf Angestellte haben mindestens ein Kind zu Hause. Für sie ist die Situation besonders schwer: die Großeltern fallen während der Corona-Krise weg, denn sie dürfen nicht auf die Kinder aufpassen. Partner und Ehepartner sind ebenfalls berufstätig und können deshalb nur eingeschränkt in der Kinderbetreuung einspringen. Auch stehen vor einer immensen Herausforderung und müssen versuchen, trotz fehlender Kinderbetreuung ihrer Arbeitsverpflichtung weiter nachzukommen. Viele Familien sind auf beide Einkommen angewiesen, unbezahlter Urlaub ist daher selten eine Option.
Der reguläre Tourenplan
Die größte Herausforderung für Herrn Müller ist deshalb die Neuorganisation des Tourenplans unter Berücksichtigung der persönlichen Einschränkungen seiner Angestellten. Für Herrn Müller keine leichte Aufgabe, denn er möchte seine Patienten bestmöglich versorgen, zerbricht sich aber gleichzeitig den Kopf darüber, wie er es schaffen kann, die Mütter und Väter unter seinen Angestellten so früh wie möglich nach Hause zu schicken, damit sie ihre Kinder betreuen können.
Sofern es keine Krankmeldungen gibt, verbringen alle Mitarbeiter insgesamt 487 Minuten auf der Straße, fahren 262,8 Kilometer und sind innerhalb des vorgegebenen Zeitfensters pünktlich bei allen 100 Patienten, die vom Pflegedienst betreut werden.
Berücksichtigung von Restriktionen per Knopfdruck
Als Herr Müller am Freitagabend erfährt, dass Schulen und Kindergärten ab Montag geschlossen haben, ruft er sofort am nächsten Tag seine Mitarbeiter an um zu erfahren, wie sie die Kinderbetreuung zu Hause organisieren:
Mit einer herkömmlichen Tourenplanungssoftware kann Herr Müller den Einsatzplan nur manuell per “Drag and Drop” bearbeiten. Dabei müsste er alle Restriktionen im Kopf haben, was die Neuorganisation deutlich komplizierter gestalten würde.
Die Tourenplanungssoftware von adiutaByte berücksichtigt alle Einschränkungen der Mitarbeiter und optimiert den Einsatzplan mit nur einem Knopfdruck. Das Ergebnis ist ein familienfreundlicher Einsatzplan mit möglichst kurzen Frühschichten für alle Mitarbeiter, die anschließend zu Hause ihre Kinder betreuen müssen:
Die Mitarbeiter des AJG Pflegedienst sind nun 508 Minuten auf der Straße (+21 Min), fahren 283,1 Kilometer (+20,1 Km) und können 94 von 100 Patienten pünktlich innerhalb des Zeitfensters besuchen.
Herr Müller ist sich darüber im Klaren, dass seine Mitarbeiter nun eine deutlich höhere Auslastung haben und nicht mehr alle Patienten zu den gewünschten Zeiten versorgt werden können, dies lässt sich allerdings in Krisensituationen kaum vermeiden. Alle Pflegekräfte sind dankbar, dass sie trotz geschlossener Schulen und Kindergärten ihre Kinder zu Hause betreuen und dennoch arbeiten gehen können.
Schnelle Neuorganisation bei Krankheit
Am Freitagmorgen erhält Herr Müller einen Anruf von Herrn Glosaria: sein Sohn hat Husten und Fieber, es besteht Verdacht auf eine Corona-Infektion. Er und sein Sohn müssen vorerst zu Hause in Quarantäne bleiben. Für Herrn Glosaria ist das keine leichte Situation, denn er ist als alleinerziehender Vater auf sein Gehalt angewiesen. Trotzdem steht die Gesundheit seines Sohnes an erster Stelle und auch seine Patienten möchte er vor einer Ansteckung schützen.
Herr Müller ruft erneut seine Mitarbeiter und bewertet die Situation neu:
Auch mit diesen zusätzlichen Restriktionen kann die Tourenplanungssoftware von adiutaByte innerhalb kürzester Zeit einen optimierten Einsatzplan erstellen:
Im Vergleich zum regulären Schichtplan, sind die Mitarbeiter nun 512 Minuten auf der Straße (+25 Min), fahren 290,9 Kilometer (+28,1 Km) und können 92 von 100 Patienten pünktlich innerhalb des Zeitfensters besuchen. Die Gesamtauslastung liegt bei 117,4% (+37,4%).
Dynamische Anpassungen mit nur wenigen Klicks
Als Herr Müller am Dienstagabend seine E-Mails liest, erfährt er, dass nun auch Herr Guthaus erkrankt ist. Er hat eine Bronchitis und fällt für die nächsten zehn Tage aus. Erneut greift er zum Telefon und informiert seine Mitarbeiter über die neue Situation:
Durch die enorme Flexibilität einiger Mitarbeiter und deren Ehepartnern ist es ihm möglich, den Tourenplan erneut binnen weniger Minuten so zu optimieren, dass alle Patienten weiterhin betreut werden können:
Gegenüber dem regulären Dienstplan ergeben sich folgende Änderungen: die Fahrtzeit der Mitarbeiter erhöht sich auf 499 Minuten (+12 Min), insgesamt werden 276,8 Kilometer (+14 km) gefahren, immerhin 85 von 100 Patienten können pünktlich innerhalb des Zeitfensters besucht werden.
Mit schnellen Lösungen agil bleiben
Dass die Betreuung aller Patienten des AJG Pflegedienst gewährleistet werden kann liegt unter anderem daran, dass die Kinderbetreuung der Mitarbeiter durch Ehepartner, Freunde und Familie sichergestellt ist. Herr Müller konnte alle Restriktionen seiner Mitarbeiter im System erfassen und so mit nur wenigen Klicks einen optimierten Tourenplan erstellen, der alle Einschränkungen berücksichtigt.
Nicht nur in Krisenzeiten ist Herr Müller auf schnelle Lösungen in der Tourenplanoptimierung angewiesen. Auch im regulären Geschäftsbetrieb braucht er dynamische Pläne, die zuverlässig auf Änderungen und Restriktionen reagieren. Dabei ist es Herrn Müller wichtig, dass seine Mitarbeiter immer im Mittelpunkt stehen.
Mit der Tourenplanungssoftware von adiutaByte bleibt Herrn Müller mehr Zeit fürs Wesentliche, denn er spart viele Stunden Planungszeit und wendet so nur noch wenige Minuten täglich auf. Er kann schnell und unkompliziert auf Änderungen reagieren und spontane Krankmeldungen oder außerplanmäßige Wünsche von Patienten berücksichtigen.
Sie möchten mehr über die Tourenplanung für Pflegedienste mit adiutaByte erfahren? Schreiben Sie uns eine Mail, wir nehmen uns Zeit für ein ganz persönliches Gespräch!
The Corona crisis has the whole world in its grip and almost every industry is facing countless challenges. Workplaces are being moved to home offices, employees are under quarantine, shift and tour schedules have to be reorganized on an ongoing basis. But how is a family-friendly reorganization possible in times of Corona? Can shift schedules be designed in such a way that families with children can continue their work despite the closure of schools and kindergartens? Yes, that is possible. How a family-friendly tour and shift planning works, we show with the fictitious example of the AJG Home Care.
Mr. Müller is the head of a home care service and responsible for a total of seven employees. Five employees have at least one child at home. The situation is particularly difficult for them: the grandparents fall away during the Corona crisis because they are not allowed to look after the children. Partners and spouses are also working and can therefore only help with childcare to a limited extent. They also face an immense challenge and must try to continue to meet their work obligations despite the lack of childcare. Many families are dependent on both incomes, so unpaid leave is rarely an option.
The regular tour schedule
The biggest challenge for Mr. Müller is therefore the reorganization of the tour plan, taking into account the personal restrictions of his employees. This is not an easy task for Mr. Müller, who wants to provide the best possible care for his patients, but at the same time is wondering how he can manage to send the mothers and fathers among his employees home as early as possible so that they can look after their children.
Provided there are no sick leaves, all employees spend a total of 487 minutes on the road, drive 262.8 kilometers and are punctual with all 100 patients cared for by the home care service within the specified time window.
Consideration of restrictions at the push of a button
When Mr. Müller learns on Friday evening that schools and kindergartens are closed on Monday, he immediately calls his employees the next day to find out how they organize childcare at home:
With a conventional tour planning software, Mr. Müller can only edit the shift plan manually via "drag and drop". He would have to keep all restrictions in mind, which would make the reorganization much more complicated.
The tour planning software from adiutaByte takes into account all employee restrictions and optimizes the shift plan with the simple click on a button. The result is a family-friendly shift plan with the shortest possible early shifts for all employees who then have to look after their children at home:
The employees of AJG Home Care are now 508 Minuten on the road (+21 min), drive 283.1 kilometers(+20.1 km) and can visit 94 of 100 patients punctually within the time window.
Mr. Müller is well aware that his employees now have a significantly higher workload and that not all patients can be cared for at the desired times, but this can hardly be avoided in crisis situations. The whole home care team is grateful that they can look after their children at home and still go to work despite closed schools and kindergartens.
Quick reorganization in case of illness
On Friday morning Mr. Müller receives a call from Mr. Glosaria: his son has cough and fever, there is suspicion of a corona infection. He and his son have to stay at home in quarantine for the time being. This is not an easy situation for Mr. Glosaria, because as a single father he is dependent on his salary. Nevertheless, the health of his son is his top priority and he also wants to protect his patients from infection.
Mr. Müller calls his employees again and reassesses the situation:
Even with these additional restrictions, the route planning software from adiutaByte can create an optimized deployment plan within a very short time:
Compared to the regular shift schedule, employees are now 512 minutes on the road (+25 min), drive 290.9 kilometers (+28.1 km) and can visit 92 out of 100 patients punctually within the time window. The total workload is 117.4% (+37.4%).
Dynamic adjustments with just a few clicks
When Mr. Müller reads his e-mails on Tuesday evening, he learns that Mr. Guthaus is now also ill. He has bronchitis and is out of work for the next ten days. Once again, he picks up the phone and informs his employees about the new situation:
Thanks to the enormous flexibility of some employees and their spouses, he is able to optimize the tour plan again within minutes so that all patients can continue to be cared for:
Compared to the regular schedule, the following changes have been made: the travel time of the team increases to 499 minutes (+12 min), a total of 276.8 kilometers (+14 km) are driven, after all at least 85 of 100 patients can be visited punctually within the time window.
Stay agile with fast solutions
The fact that the care of all patients of the AJG Home Care can be guaranteed is due, among other things, to the fact that the child care of the employees is ensured by spouses, friends and family. Mr. Müller was able to enter all restrictions of his employees in the system and thus with only a few clicks he was able to create an optimized tour plan that takes all restrictions into account.
Not only in times of crisis, Mr. Müller is dependent on fast solutions in tour optimization. He also needs dynamic plans in regular business operations that react reliably to changes and restrictions. It is important to Mr. Müller that his employees are always the center of attention.
With the tour planning software from adiutaByte, Mr. Müller has more time for the essentials, because he saves many hours of planning time and thus spends only a few minutes a day. He can react quickly and easily to changes and take into account spontaneous sick notes or unscheduled requests from patients.
Would you like to learn more about tour planning for home care services with adiutaByte? Write us an email, we will take the time for a very personal conversation!
