Pharma Logistik - Apothekenbotenplanung effizient und einfach

Pharma Logistics - Pharmacy messenger planning efficient and simple

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5
Minuten Lesezeit
Gepostet am:
11.8.2020

Seit Beginn der Corona-Krise steigt die Nachfrage nach Lieferdiensten, die Bestellungen jeglicher Art bis vor unsere Haustüre bringen. Insbesondere Apothekenbotendienste tragen dazu bei, dass Patienten viel schneller und sogar komplett zu Hause mit notwendigen Medikamenten und Hilfsmitteln versorgt werden und so ihr Ansteckungsrisiko deutlich verringern können. Auch für das Apothekenpersonal verringert sich das Ansteckungsrisiko.  

Die Rosen-Apotheke von Herrn Kuhn hat ihren Botendienst seit Beginn der Corona-Krise stetig ausgeweitet. Zusammen mit seinen zwölf Angestellten in der Hauptapotheke und jeweils fünf weiteren in den beiden zusätzlichen Filialen betreut und versorgt Herr Kuhn jeden Tag über 500 Patienten. Die meisten Wünsche und Bestellungen der Kunden, die in die Apotheke oder eine seiner Filialen kommen, kann Herr Kuhn sofort erfüllen.

Natürlich ist nicht jedes Arzneimittel immer verfügbar, kann aber in der Regel im Laufe des Tages nachgeliefert werden. In diesen Fällen haben Herr Kuhn und seine Mitarbeiter den Kunden auch vor Corona bereits eine Botenlieferung direkt nach Hause angeboten. Im Durchschnitt hatte Herr Kuhn in allen drei Apotheken zusammen vor Beginn der Corona-Krise täglich 45 Botenaufträge innerhalb seiner Pharma Logistik zu planen und auszuführen. Diese Botengänge werden von zwei oder drei Mitarbeitern der Apotheke nachmittags ab 17 Uhr erledigt. Ein Mitarbeiter startet in der Hauptapotheke und ein weiterer aus einer der beiden Filialen. Aus der zweiten Filiale startet kein Mitarbeiter, diese muss von einem der beiden angefahren werden. Sollte es besonders viele Botengänge geben, wird ein zusätzlicher Mitarbeiter aus der Hauptapotheke hierfür eingesetzt.  

Herr Kuhn steht somit täglich vor der Herausforderung, etwa 45 Aufträge aus drei verschiedenen Apotheken bestmöglich auf zwei oder drei Mitarbeiter, die aus zwei verschiedenen Apotheken starten, aufzuteilen und gleichzeitig zu garantieren, dass seine Kunden möglichst früh am Abend noch ihre Arzneimittel erhalten.

Die Botendienstplanung von Herrn Kuhn sieht in der Regel wie folgt aus:

  • 45 Botendienstgänge am Tag
  • die Aufträge verteilen sich auf die Hauptapotheke und die beiden Filialen
  • zwei Mitarbeiter, die zwischen 17:00 und 21:00 Uhr ausliefern
  • die Mitarbeiter starten nur aus der Hauptapotheke und einer Filiale, die zweite Filiale muss angefahren werden  

Die drei Standorte der Apotheken können global im System hinterlegt werden.

Verfügbare Fahrzeuge können ebenfalls im System hinterlegt werden

Verfügbare Fahrzeuge können mit individuellen Kapazitäten und Eigenschaften (z.B. Kühlung) hinterlegt werden. Zudem kann ein Fahrzeugtyp gewählt und die damit verbundenen Kosten pro km eingetragen werden. Für die Planung der Botendienste werden verkehrsmittelspezifische Fahrtzeiten zugrunde gelegt. Außerdem werden die Fahrzeugkosten direkt in die Rentabilitätsrechnung mit einbezogen und können, wenn gewünscht, optimiert werden.

Mitarbeiterübersicht in unserer Toureplanungssoftware

Den Mitarbeitern können ein Fahrzeug sowie ein Start- und Zielort zugewiesen werden. Außerdem kann der Stundenlohn hinterlegt und wenn gewünscht in die wirtschaftliche Planung mit einberechnet werden.

Lage der Botenaufträge

Botentouren innerhalb der Pharma Logistik

Automatische Berücksichtigung der Zeitfenster

Die Planung der Botentouren von Herrn Kuhn ergibt sich aus den Bestellungen der Kunden und den Startpunkten der Mitarbeiter. Außerdem werden die Fahrzeugkapazitäten und Kühlungsanforderungen automatisch beachtet. Carla Bertra (hellgrün) startet in der Hauptapotheke und beliefert die Kunden in der Nähe. Außerdem übernimmt sie in ihrer Tour Anfahrt und Aufträge der zweiten Filiale (Auftrag 6 in der Tour).  Lisa Koboldt (blau) startet in der ersten Filiale und übernimmt alle umliegenden Belieferungen.

Beide Mitarbeiter können die Aufträge innerhalb der vorgesehenen Schichtzeit erfüllen, obwohl Frau Bertra die Aufträge von zwei Apotheken übernimmt. Sollte es zu Überschreitungen der Schichtzeiten oder Kapazitäten kommen, werden diese besonders hervorgehoben und Herr Kuhn hat die Möglichkeit, einen weiteren Mitarbeiter, Heinz Becker, einzuplanen. Herr Becker kann mit dem Fahrrad Aufträge, die keine Kühlung erfordern und sich in der Nähe der Hauptapotheke befinden, übernehmen.

Gemeinsam mit Herrn Kuhn und zahlreichen Apotheken deutschlandweit haben wir bereits vor knapp zwei Jahren mit der Entwicklung einer Tourenplanungs- und -optimierungslösung für Apothekenbotendienste begonnen. Ziel ist, die Apotheken bei der Planung ihrer Botendienste zu entlasten, ohne die Qualität der Lieferung sowie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit negativ zu beeinflussen. Dank unserer in enger Zusammenarbeit entstandener Software werden bei gleichem Mitarbeitereinsatz erheblich mehr Lieferaufträge angenommen und erfolgreich bearbeitet.  Durch präzisere Lieferzeitpunkte und Wunschzeitfenster wird außerdem die Kundenzufriedenheit signifikant gesteigert.  

Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern wollen wir mit unserer Lösung den hauseigenen Botendienst nicht ersetzen, sondern die Apotheken stärken und unterstützen, ihre Botendienstleistung vermehrt anbieten zu können und somit eine sichere Versorgung und Beratung ihrer Kunden zu garantieren.  

Wie funktioniert die Pharma Logistik für Apothekenbotenplanung mit adiutaByte?

adiutaByte bietet die erste Planungssoftware, die auf einen Klick vollständig automatisiert alle Aufträge auf die verfügbaren Fahrzeuge und Mitarbeiter disponiert, wenn erforderlich auch über mehrere verbundene Apotheken hinweg. Dies geschieht unter Berücksichtigung aller relevanten Einflüsse der Pharma Logistik wie Fahrzeugkategorien und -kapazitäten, Transportanforderungen (z.B. Kühlungsart) und Mitarbeiterqualifikationen sowie Verkehrseinflüsse, Lieferzeitfenster und zusammenhängende Aufträge (Pick & Delivery), die bei Apotheken-Botenaufträgen stets zu berücksichtigen sind.  

Wünscht ein Kunde die Lieferung seiner Medikamente, Arznei- oder Hilfsmittel nach Hause, wird ein neuer Auftrag im adiutaByte System angelegt. Hinterlegt ist der Umfang der Lieferung sowie die erforderlichen Kapazitäts- und Transportanforderungen, beispielsweise ob sie ein Medikament beinhaltet, welches eine spezielle Kühlung benötigt. Außerdem kann der Kunde im Rahmen der generellen Auslieferzeitfenster der Apotheke ein Wunschzeitfenster angeben, zu dem er zu Hause anzutreffen ist und die Bestellung persönlich entgegennehmen kann.  

Wird über mehrere verbundene Apotheken hinweg geplant ist garantiert, dass die Boten die Lieferungen bei der entsprechenden Apotheke abholen, bevor sie an die Kunden ausgeliefert werden. Dies funktioniert dank einer Auftragsfunktion, bei der angegeben werden kann, welche Aufträge zusammengehören bzw. welcher Auftrag einem anderen vorausgehen muss, damit dieser überhaupt erfolgreich durchgeführt werden kann. Dabei wird global eine optimale Reihenfolge der Abhol- und Lieferaufträge bestimmt.

Neben den Kunden spielen aber auch die Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Es können individuelle Einsatzzeiten definiert und ebenso verschiedene Fahrzeuge und Auslieferungswege (Auto, Fahrrad, zu Fuß) berücksichtigt werden. Die Touren werden entsprechend geplant und die Fahrzeiten spezifisch berücksichtigt.

Wunschzeitfenster in der Pharma Logistik

Schon häufiger hat Herr Kuhn von seinen Mitarbeitern gehört, dass einige Kunden nicht persönlich zu Hause anzutreffen waren, ihre bestellten Arzneimittel nicht annehmen konnten und der Mitarbeiter somit die Adresse zu einem späteren Zeitpunkt erneut anfahren musste. Es ist zwar nicht bei allen Arzneimitteln erforderlich, sie persönlich anzunehmen, dennoch ist es Herrn Kuhn wichtig, dass seine Kunden angeben können, wann sie die Lieferung gerne erhalten möchten. So wird vermieden, dass Kunden die Lieferung nicht annehmen können und die Mitarbeiter später im Verlauf der Tour den Kunden erneut anfahren müssen.

In der Tourenplanung kann Herr Kuhn die Wunschzeitfenster der Kunden direkt im entsprechenden Auftrag hinterlegen.

Zeitfenster als wichtige Restriktion in der Pharma Logistik

Die gewünschten Zeitfenster können automatisch in der Tourenplanung berücksichtigt werden und Herr Kuhn erhält auf Knopfdruck die aktualisierten Touren für seine Mitarbeiter.

Auf Knopfdruck aktualisiert: Zeitfenster in der Tourenplanung

Die Botentouren mit entsprechenden Zeitfenstern unterscheiden sich zu den Touren ohne Zeitfenster dahingehend, dass die Kunden aus Filiale 2 nun von dem Boten, der in Filiale 1 startet (Lisa Koboldt), übernommen werden. Hierdurch wird garantiert, dass alle Wunschzeitfenster der Kunden eingehalten und gleichzeitig die Schichtzeiten der Mitarbeiter nicht überschritten werden, ohne dass sich die Fahrtstrecke nennenswert verändert oder es zu vermeidbaren Wartezeiten für die Mitarbeiter kommt.

Pharma Logistik und Apothekenbotendienste in der Corona-Krise

In der Corona-Krise ist die Zahl der Apothekenbotendienstaufträge nach Berechnungen der ABDA um 50 Prozent angestiegen. Nicht nur zum Schutz von älteren und vorerkrankten Patienten, sondern auch, um das Infektionsrisiko für das Apothekenpersonal zu reduzieren, haben viele Apotheken die Botendienste nach Hause deutlich ausgeweitet. So auch in der Apotheke von Herrn Kuhn. Statt den 45 Botenaufträgen am Tag hat er nun 60, die zu planen und erledigen sind. Er muss jetzt in der Regel immer seine drei Mitarbeiter zur Auslieferung einplanen. So ist nun zusätzlich jeden Tag Herr Becker mit dem Apothekenfahrrad unterwegs. Er startet in der Hauptfiliale. Herr Kuhn kann dank der Unterstützung der automatischen Planung von adiutaByte nun noch mehr seiner Kunden die Lieferung ihrer Bestellung anbieten. Ohne das Planungssystem wüsste er nicht, wie er die ganzen Aufträge verplanen sollte, denn mit jeder Ausweitung steht er einem immer komplexeren Planungsproblem gegenüber. Bereits bei einem Mitarbeiter und 10 Aufträgen gibt es über 3,6 Millionen mögliche Planungsreihenfolgen.  

adiutaByte übernimmt die Auswertung dieser unzähligen Planungsmöglichkeiten und bietet zudem die Möglichkeit, die Planung unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien zu optimieren. So können neben kurzen Wegen auch Kriterien wie die gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter, Kunden- und Mitarbeiterpräferenzen u.v.m. in der Optimierung individuell beachtet werden.

Außerdem kann Herr Kuhn auf einen Blick sehen, wenn beispielsweise die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter überschritten werden und bekommt Hinweise, wann ein zusätzlicher Bote zur Unterstützung bei der Auslieferung benötigt wird.

Zukunft der Pharma Logistik für Apothekenbotendienste

Unsere Lösung wird aktuell bereits bei verschiedenen Apotheken deutschlandweit eingesetzt. Sie kann entweder über unseren Partner Lamiloo oder direkt über unsere Flottenplanungssoftware genutzt werden. Interessierten Apotheken bieten wir seit Beginn der Corona-Krise an, unsere Lösung im Rahmen einer kostenfreien Testlizenz einzusetzen. Um den Apotheken die Datenpflege zu erleichtern und zeitaufwändige zusätzliche Dateneingabe zu verringern, werden wir im nächsten Schritt eine Anbindung an bestehende Warenwirtschaftssysteme realisieren.

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Since the beginning of the Corona crisis, the demand for delivery services that bring orders of any kind to our doorstep has been increasing. Pharmacy courier services in particular help to ensure that patients are supplied much more quickly and even completely at home with the necessary medicines and aids, thus significantly reducing their risk of infection. The risk of infection is also reduced for pharmacy staff.  

Mr. Kuhn's Rose Pharmacy has steadily expanded its messenger service since the beginning of the Corona crisis. Together with his twelve employees in the main pharmacy and five more in each of the two additional branches, Mr. Kuhn looks after and cares for over 500 patients every day. Mr. Kuhn can immediately fulfill most of the wishes and orders of customers who come to the pharmacy or one of his branches.

Of course, not every drug is always available, but can usually be replenished during the course of the day. In these cases, Mr. Kuhn and his employees have already offered customers a messenger delivery directly to their homes, even before Corona. Before the Corona crisis began, Mr. Kuhn had to plan and execute an average of 45 messenger orders a day in all three pharmacies together within his pharmaceutical logistics. These errands are carried out by two or three pharmacy employees in the afternoon from 5 p.m. One employee starts in the main pharmacy and another from one of the two branches. No employee starts from the second branch, which must be approached by one of them. If there are a lot of errands, an additional employee from the main pharmacy is used for this.  

Mr. Kuhn is thus faced with the daily challenge of splitting about 45 orders from three different pharmacies in the best possible way between two or three employees starting from two different pharmacies, while at the same time ensuring that his customers still receive their medicines as early as possible in the evening.

Mr. Kuhn's courier service planning usually looks like this:

  • 45 errands per day
  • the orders are divided between the main pharmacy and the two branches
  • two employees who deliver between 17:00 and 21:00
  • the employees start only from the main pharmacy and one branch, the second branch must be approached  

The three locations of the pharmacies can be stored globally in the system

Available vehicles can also be stored in the system

Available vehicles can be stored with individual capacities and characteristics (e.g. cooling). In addition, a vehicle type can be selected and the associated costs per km can be entered. The planning of courier services is based on vehicle-specific travel times. Furthermore, the vehicle costs are directly included in the profitability calculation and can be optimized if desired.

Employee overview in our tour planning software

The employees can be assigned a vehicle as well as a start and destination. In addition, the hourly wage can be stored and, if desired, included in the economic planning.

Location of the messenger orders

Messenger tours within pharmaceutical logistics

Automatic consideration of time windows

The planning of Mr. Kuhn's messenger tours is based on customer orders and the starting points of the employees. In addition, the vehicle capacities and cooling requirements are automatically taken into account. Carla Bertra (light green) starts in the main pharmacy and supplies customers in the vicinity. She also takes directions and orders from the second branch in her tour (order 6 in the tour).  Lisa Koboldt (blue) starts in the first branch and takes over all surrounding deliveries.

Both employees are able to complete the orders within the scheduled shift time, although Ms. Bertra takes over the orders from two pharmacies. If shift times or capacities are exceeded, these are highlighted and Mr. Kuhn has the opportunity to schedule another employee, Heinz Becker. Mr. Becker can take over orders by bicycle that do not require cooling and are located near the main pharmacy.

Together with Mr. Kuhn and numerous pharmacies throughout Germany, we started developing a tour planning and optimization solution for pharmacy courier services almost two years ago. The aim is to relieve the pharmacies in the planning of their courier services without having a negative impact on the quality of the delivery and on customer and employee satisfaction. Thanks to our software, which was developed in close cooperation, considerably more delivery orders are accepted and successfully processed with the same amount of staff.  In addition, customer satisfaction is significantly increased through more precise delivery times and desired time windows.  

In contrast to many other providers, we do not want to replace the in-house courier service with our solution, but rather strengthen and support the pharmacies to be able to offer their courier service more often and thus guarantee a secure supply and consultation of their customers.  

How does pharmaceutical logistics for pharmacy messenger planning work with adiutaByte?

adiutaByte offers the first planning software that completely automates the scheduling of all orders to available vehicles and employees with just one click, if necessary across several connected pharmacies. This is done by taking into account all relevant influences of pharmaceutical logistics such as vehicle categories and capacities, transport requirements (e.g. type of cooling) and employee qualifications as well as traffic influences, delivery time windows and related orders (pick & delivery), which must always be taken into account for pharmacy messenger orders.  

If a customer wishes to have his medicines, drugs or medical aids delivered to his home, a new order is created in the adiutaByte system. The scope of the delivery as well as the necessary capacity and transport requirements are stored, for example, whether it contains a drug that requires special cooling. In addition, the customer can specify a desired time window within the general delivery time frame of the pharmacy, at which he can be at home and receive the order personally.  

When planning across multiple affiliated pharmacies, it is guaranteed that messengers will pick up the deliveries from the respective pharmacy before they are delivered to the customers. This works thanks to an order function that allows you to specify which orders belong together or which order must precede another in order for it to be successfully completed. The optimal sequence of pickup and delivery orders is determined globally.

In addition to the customers, the employees also play an important role. Individual working hours can be defined and different vehicles and delivery tours(car, bicycle, on foot) can be taken into account. The tours are planned accordingly and the travel times are specifically taken into account.

Desired time slots in pharmaceutical logistics

Mr. Kuhn has often heard from his employees that some customers could not be found personally at home, could not accept their ordered medicines and the employee therefore had to return to the address at a later date. Although it is not necessary to accept all medicines in person, Mr. Kuhn still finds it important that his customers can indicate when they would like to receive the delivery. This avoids customers not being able to accept the delivery and the employees having to drive to the customer again later during the tour.

In tour planning, Mr. Kuhn can store the customers' desired time windows directly in the corresponding order.

Time slots as an important restriction in pharmaceutical logistics

The desired time windows can be automatically considered in the tour planning and Mr. Kuhn receives the updated tours for his employees at the push of a button.

Updated at the push of a button: Time windows in the tour planning

The messenger tours with corresponding time windows differ from the tours without time windows in that the customers from Branch 2 are now taken over by the messenger who starts in Branch 1 (Lisa Koboldt). This guarantees that all of the customers' desired time windows are adhered to and at the same time the shift times of the employees are not exceeded, without the tour changing significantly or resulting in avoidable waiting times for the employees.

Pharma Logistics and Pharmacy Courier Services in the Corona Crisis

According to ABDA calculations, the number of pharmacy courier service orders rose by 50 percent during the Corona crisis. Many pharmacies have significantly expanded their home courier services not only to protect older and pre-diseased patients, but also to reduce the risk of infection for pharmacy staff. So also in the pharmacy of Mr. Kuhn. Instead of the 45 messenger orders on the day it has now 60, which are to be planned and settled. He now usually always has to schedule his three employees for delivery. Now, Mr. Becker is additionally every day on the road with his pharmacy bicycle. He starts in the main branch. Thanks to the support of adiutaByte's automatic planning, Mr. Kuhn can now offer even more of his customers the delivery of their orders. Without the planning system, he would not know how to plan all the orders, because with each expansion he faces an increasingly complex planning problem. Already with one employee and 10 orders there are over 3.6 million possible planning sequences.  

adiutaByte takes care of the evaluation of these countless planning options and also offers the possibility to optimize the planning taking into account various criteria. Thus, in addition to short distances, criteria such as the even workload of employees, customer and employee preferences, and much more can be individually considered in the optimization.

In addition, Mr. Kuhn can see at a glance if, for example, the working hours of his employees are exceeded and is notified when an additional messenger is needed to support the delivery.

Future of pharmaceutical logistics for pharmacy courier services

Our solution is currently already being used by various pharmacies throughout Germany. It can be used either through our partner Lamiloo or directly through our fleet planning software. Since the beginning of the Corona crisis, we have been offering interested pharmacies the opportunity to use our solution within the framework of a free test license. In order to make data maintenance easier for the pharmacies and to reduce time-consuming additional data input, we will realize a connection to existing merchandise management systems in the next step.

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