Pharma Logistik - Apothekenbotenplanung effizient und einfach

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Gepostet am:
11.8.2020

Seit Beginn der Corona-Krise steigt die Nachfrage nach Lieferdiensten, die Bestellungen jeglicher Art bis vor unsere Haustüre bringen. Insbesondere Apothekenbotendienste tragen dazu bei, dass Patienten viel schneller und sogar komplett zu Hause mit notwendigen Medikamenten und Hilfsmitteln versorgt werden und so ihr Ansteckungsrisiko deutlich verringern können. Auch für das Apothekenpersonal verringert sich das Ansteckungsrisiko.  

Die Rosen-Apotheke von Herrn Kuhn hat ihren Botendienst seit Beginn der Corona-Krise stetig ausgeweitet. Zusammen mit seinen zwölf Angestellten in der Hauptapotheke und jeweils fünf weiteren in den beiden zusätzlichen Filialen betreut und versorgt Herr Kuhn jeden Tag über 500 Patienten. Die meisten Wünsche und Bestellungen der Kunden, die in die Apotheke oder eine seiner Filialen kommen, kann Herr Kuhn sofort erfüllen.

Natürlich ist nicht jedes Arzneimittel immer verfügbar, kann aber in der Regel im Laufe des Tages nachgeliefert werden. In diesen Fällen haben Herr Kuhn und seine Mitarbeiter den Kunden auch vor Corona bereits eine Botenlieferung direkt nach Hause angeboten. Im Durchschnitt hatte Herr Kuhn in allen drei Apotheken zusammen vor Beginn der Corona-Krise täglich 45 Botenaufträge innerhalb seiner Pharma Logistik zu planen und auszuführen. Diese Botengänge werden von zwei oder drei Mitarbeitern der Apotheke nachmittags ab 17 Uhr erledigt. Ein Mitarbeiter startet in der Hauptapotheke und ein weiterer aus einer der beiden Filialen. Aus der zweiten Filiale startet kein Mitarbeiter, diese muss von einem der beiden angefahren werden. Sollte es besonders viele Botengänge geben, wird ein zusätzlicher Mitarbeiter aus der Hauptapotheke hierfür eingesetzt.  

Herr Kuhn steht somit täglich vor der Herausforderung, etwa 45 Aufträge aus drei verschiedenen Apotheken bestmöglich auf zwei oder drei Mitarbeiter, die aus zwei verschiedenen Apotheken starten, aufzuteilen und gleichzeitig zu garantieren, dass seine Kunden möglichst früh am Abend noch ihre Arzneimittel erhalten.

Die Botendienstplanung von Herrn Kuhn sieht in der Regel wie folgt aus:

  • 45 Botendienstgänge am Tag
  • die Aufträge verteilen sich auf die Hauptapotheke und die beiden Filialen
  • zwei Mitarbeiter, die zwischen 17:00 und 21:00 Uhr ausliefern
  • die Mitarbeiter starten nur aus der Hauptapotheke und einer Filiale, die zweite Filiale muss angefahren werden  

Die drei Standorte der Apotheken können global im System hinterlegt werden.

Verfügbare Fahrzeuge können ebenfalls im System hinterlegt werden

Verfügbare Fahrzeuge können mit individuellen Kapazitäten und Eigenschaften (z.B. Kühlung) hinterlegt werden. Zudem kann ein Fahrzeugtyp gewählt und die damit verbundenen Kosten pro km eingetragen werden. Für die Planung der Botendienste werden verkehrsmittelspezifische Fahrtzeiten zugrunde gelegt. Außerdem werden die Fahrzeugkosten direkt in die Rentabilitätsrechnung mit einbezogen und können, wenn gewünscht, optimiert werden.

Mitarbeiterübersicht in unserer Toureplanungssoftware

Den Mitarbeitern können ein Fahrzeug sowie ein Start- und Zielort zugewiesen werden. Außerdem kann der Stundenlohn hinterlegt und wenn gewünscht in die wirtschaftliche Planung mit einberechnet werden.

Lage der Botenaufträge

Botentouren innerhalb der Pharma Logistik

Automatische Berücksichtigung der Zeitfenster

Die Planung der Botentouren von Herrn Kuhn ergibt sich aus den Bestellungen der Kunden und den Startpunkten der Mitarbeiter. Außerdem werden die Fahrzeugkapazitäten und Kühlungsanforderungen automatisch beachtet. Carla Bertra (hellgrün) startet in der Hauptapotheke und beliefert die Kunden in der Nähe. Außerdem übernimmt sie in ihrer Tour Anfahrt und Aufträge der zweiten Filiale (Auftrag 6 in der Tour).  Lisa Koboldt (blau) startet in der ersten Filiale und übernimmt alle umliegenden Belieferungen.

Beide Mitarbeiter können die Aufträge innerhalb der vorgesehenen Schichtzeit erfüllen, obwohl Frau Bertra die Aufträge von zwei Apotheken übernimmt. Sollte es zu Überschreitungen der Schichtzeiten oder Kapazitäten kommen, werden diese besonders hervorgehoben und Herr Kuhn hat die Möglichkeit, einen weiteren Mitarbeiter, Heinz Becker, einzuplanen. Herr Becker kann mit dem Fahrrad Aufträge, die keine Kühlung erfordern und sich in der Nähe der Hauptapotheke befinden, übernehmen.

Gemeinsam mit Herrn Kuhn und zahlreichen Apotheken deutschlandweit haben wir bereits vor knapp zwei Jahren mit der Entwicklung einer Tourenplanungs- und -optimierungslösung für Apothekenbotendienste begonnen. Ziel ist, die Apotheken bei der Planung ihrer Botendienste zu entlasten, ohne die Qualität der Lieferung sowie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit negativ zu beeinflussen. Dank unserer in enger Zusammenarbeit entstandener Software werden bei gleichem Mitarbeitereinsatz erheblich mehr Lieferaufträge angenommen und erfolgreich bearbeitet.  Durch präzisere Lieferzeitpunkte und Wunschzeitfenster wird außerdem die Kundenzufriedenheit signifikant gesteigert.  

Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern wollen wir mit unserer Lösung den hauseigenen Botendienst nicht ersetzen, sondern die Apotheken stärken und unterstützen, ihre Botendienstleistung vermehrt anbieten zu können und somit eine sichere Versorgung und Beratung ihrer Kunden zu garantieren.  

Wie funktioniert die Pharma Logistik für Apothekenbotenplanung mit adiutaByte?

adiutaByte bietet die erste Planungssoftware, die auf einen Klick vollständig automatisiert alle Aufträge auf die verfügbaren Fahrzeuge und Mitarbeiter disponiert, wenn erforderlich auch über mehrere verbundene Apotheken hinweg. Dies geschieht unter Berücksichtigung aller relevanten Einflüsse der Pharma Logistik wie Fahrzeugkategorien und -kapazitäten, Transportanforderungen (z.B. Kühlungsart) und Mitarbeiterqualifikationen sowie Verkehrseinflüsse, Lieferzeitfenster und zusammenhängende Aufträge (Pick & Delivery), die bei Apotheken-Botenaufträgen stets zu berücksichtigen sind.  

Wünscht ein Kunde die Lieferung seiner Medikamente, Arznei- oder Hilfsmittel nach Hause, wird ein neuer Auftrag im adiutaByte System angelegt. Hinterlegt ist der Umfang der Lieferung sowie die erforderlichen Kapazitäts- und Transportanforderungen, beispielsweise ob sie ein Medikament beinhaltet, welches eine spezielle Kühlung benötigt. Außerdem kann der Kunde im Rahmen der generellen Auslieferzeitfenster der Apotheke ein Wunschzeitfenster angeben, zu dem er zu Hause anzutreffen ist und die Bestellung persönlich entgegennehmen kann.  

Wird über mehrere verbundene Apotheken hinweg geplant ist garantiert, dass die Boten die Lieferungen bei der entsprechenden Apotheke abholen, bevor sie an die Kunden ausgeliefert werden. Dies funktioniert dank einer Auftragsfunktion, bei der angegeben werden kann, welche Aufträge zusammengehören bzw. welcher Auftrag einem anderen vorausgehen muss, damit dieser überhaupt erfolgreich durchgeführt werden kann. Dabei wird global eine optimale Reihenfolge der Abhol- und Lieferaufträge bestimmt.

Neben den Kunden spielen aber auch die Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Es können individuelle Einsatzzeiten definiert und ebenso verschiedene Fahrzeuge und Auslieferungswege (Auto, Fahrrad, zu Fuß) berücksichtigt werden. Die Touren werden entsprechend geplant und die Fahrzeiten spezifisch berücksichtigt.

Wunschzeitfenster in der Pharma Logistik

Schon häufiger hat Herr Kuhn von seinen Mitarbeitern gehört, dass einige Kunden nicht persönlich zu Hause anzutreffen waren, ihre bestellten Arzneimittel nicht annehmen konnten und der Mitarbeiter somit die Adresse zu einem späteren Zeitpunkt erneut anfahren musste. Es ist zwar nicht bei allen Arzneimitteln erforderlich, sie persönlich anzunehmen, dennoch ist es Herrn Kuhn wichtig, dass seine Kunden angeben können, wann sie die Lieferung gerne erhalten möchten. So wird vermieden, dass Kunden die Lieferung nicht annehmen können und die Mitarbeiter später im Verlauf der Tour den Kunden erneut anfahren müssen.

In der Tourenplanung kann Herr Kuhn die Wunschzeitfenster der Kunden direkt im entsprechenden Auftrag hinterlegen.

Zeitfenster als wichtige Restriktion in der Pharma Logistik

Die gewünschten Zeitfenster können automatisch in der Tourenplanung berücksichtigt werden und Herr Kuhn erhält auf Knopfdruck die aktualisierten Touren für seine Mitarbeiter.

Auf Knopfdruck aktualisiert: Zeitfenster in der Tourenplanung

Die Botentouren mit entsprechenden Zeitfenstern unterscheiden sich zu den Touren ohne Zeitfenster dahingehend, dass die Kunden aus Filiale 2 nun von dem Boten, der in Filiale 1 startet (Lisa Koboldt), übernommen werden. Hierdurch wird garantiert, dass alle Wunschzeitfenster der Kunden eingehalten und gleichzeitig die Schichtzeiten der Mitarbeiter nicht überschritten werden, ohne dass sich die Fahrtstrecke nennenswert verändert oder es zu vermeidbaren Wartezeiten für die Mitarbeiter kommt.

Pharma Logistik und Apothekenbotendienste in der Corona-Krise

In der Corona-Krise ist die Zahl der Apothekenbotendienstaufträge nach Berechnungen der ABDA um 50 Prozent angestiegen. Nicht nur zum Schutz von älteren und vorerkrankten Patienten, sondern auch, um das Infektionsrisiko für das Apothekenpersonal zu reduzieren, haben viele Apotheken die Botendienste nach Hause deutlich ausgeweitet. So auch in der Apotheke von Herrn Kuhn. Statt den 45 Botenaufträgen am Tag hat er nun 60, die zu planen und erledigen sind. Er muss jetzt in der Regel immer seine drei Mitarbeiter zur Auslieferung einplanen. So ist nun zusätzlich jeden Tag Herr Becker mit dem Apothekenfahrrad unterwegs. Er startet in der Hauptfiliale. Herr Kuhn kann dank der Unterstützung der automatischen Planung von adiutaByte nun noch mehr seiner Kunden die Lieferung ihrer Bestellung anbieten. Ohne das Planungssystem wüsste er nicht, wie er die ganzen Aufträge verplanen sollte, denn mit jeder Ausweitung steht er einem immer komplexeren Planungsproblem gegenüber. Bereits bei einem Mitarbeiter und 10 Aufträgen gibt es über 3,6 Millionen mögliche Planungsreihenfolgen.  

adiutaByte übernimmt die Auswertung dieser unzähligen Planungsmöglichkeiten und bietet zudem die Möglichkeit, die Planung unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien zu optimieren. So können neben kurzen Wegen auch Kriterien wie die gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter, Kunden- und Mitarbeiterpräferenzen u.v.m. in der Optimierung individuell beachtet werden.

Außerdem kann Herr Kuhn auf einen Blick sehen, wenn beispielsweise die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter überschritten werden und bekommt Hinweise, wann ein zusätzlicher Bote zur Unterstützung bei der Auslieferung benötigt wird.

Zukunft der Pharma Logistik für Apothekenbotendienste

Unsere Lösung wird aktuell bereits bei verschiedenen Apotheken deutschlandweit eingesetzt. Sie kann entweder über unseren Partner Lamiloo oder direkt über unsere Flottenplanungssoftware genutzt werden. Interessierten Apotheken bieten wir seit Beginn der Corona-Krise an, unsere Lösung im Rahmen einer kostenfreien Testlizenz einzusetzen. Um den Apotheken die Datenpflege zu erleichtern und zeitaufwändige zusätzliche Dateneingabe zu verringern, werden wir im nächsten Schritt eine Anbindung an bestehende Warenwirtschaftssysteme realisieren.

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Vanessa Wolff
Co-Founderin

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