Tourenplanung mit adiutaByte – So sparen Sie dauerhaft Zeit und Geld

Tour planning with adiutaByte - How to save time and money permanently

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4.5.2020

Für eine optimale Tourenplanung brauchen Sie eine Software, die nicht nur verschiedene Restriktionen berücksichtigen kann, sondern auch automatisch Optimierungen vornimmt. Wir von adiutaByte haben eine Tourenplanungssoftware entwickelt, die Ihre nicht nur in Echtzeit arbeitet, sondern durch künstliche Intelligenz lernt, Ihre Touren noch effizienter zu gestalten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der Tourenplanung gibt, welche Faktoren für eine optimale Tourenplanung wichtig sind und wie wir Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen können.

Was ist der Unterschied zwischen Tourenplanung und Routenplanung?

Der grundsätzliche Unterschied zwischen der Touren- und Routenplanung liegt in der Effizienz. Zur Routenplanung können Sie viele verschiedene Tools verwenden und werden – meist unter einer Sprachanweisung – von A nach B gebracht. Auch Ihr Navigationsgerät im Auto erstellt für Sie eine Route. Viele Geräte bieten die Möglichkeit, Staus zu melden und diese zu umfahren. Zwischenziele sind ebenfalls möglich, aber hier wird es für die klassische Routenplanung schon ziemlich kompliziert. Sie können meistens beliebig viele Zwischenziele angeben, ob ihre Tourenplanung dann aber auch effizient ist und Sie so schnell wie möglich am Ziel sind, wissen Sie nicht.

In der täglichen Tourenplanung sind Ihre Kunden Ihre Zwischenziele. Und die Planung von Touren in Branchen wie der Logistik, Pflege oder Entsorgung beschreibt einen Planungsvorgang. Hierbei werden Kundenaufträge so geplant, dass die Fahrt möglichst effizient ist. Wobei Effizienz nicht immer gleichbedeutend mit der kürzesten oder schnellsten Fahrstrecke ist. Manchmal ist es auch erforderlich, längere Strecken zu fahren, weil bestimmte Einschränkungen nötig sind. Dazu kommen wir im Abschnitt “Restriktionen in der Tourenplanung”. Zuerst aber definieren wir den Begriff Tourenplanung.

Was ist das Ziel der Tourenplanung?

Mit einer optimierten Tourenplanung möchten Sie Zeit und Geld sparen und das ist auch das große Ziel der Tourenplanung. Allerdings gibt es auf dem Weg dorthin einige Hürden, die Sie nehmen müssen. Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, Ihre gesamte Tourenplanung optimieren zu müssen, können Sie sich Zwischenziele stecken, zum Beispiel können Sie testen, was für Sie besser und effizienter ist: kürzere Strecken oder kürzere Fahrtzeiten.  

Welche Arten der Tourenplanung gibt es?

Je nach Branche stehen Sie vor unterschiedlichen Herausforderungen. Im Bereich Logistik und der (Sperr-)Müllentsorgung beim Kunden müssen Sie Ihre Tourenplanung täglich neu erstellen. Andere Branchen wie zum Beispiel die ambulante Pflege, haben einen relativ statischen Standardtourenplan und müssen allerdings täglich auf zahlreiche Veränderungen seitens der Kunden reagieren. Eine tägliche Tourenplanung erfordert hier viel Flexibilität und Zeit.  

Warum die manuelle Tourenplanung so zeitaufwendig und ineffizient ist

Wenn Sie bisher Ihre Tourenplanung manuell erledigt haben, werden Sie wissen, dass das Fehlerpotential sehr hoch ist. Zusätzlich stehen Sie selbst stark unter Druck, denn Sie müssen Restriktionen, Zeitfenster, Mitarbeiter und Kunden berücksichtigen. Ab einer bestimmten Anzahl an Aufträgen und Einflüssen ist eine manuelle Tourenplanung kaum noch möglich.  

1 Fahrzeug + 10 Aufträge = 3,6 Millionen Möglichkeiten die Tourenplanung zu gestalten.

Wenn Sie sich bei der Planung und Optimierung allein auf Ihre Erfahrung verlassen, erhalten Sie womöglich nicht die effizienteste Tour. Die Zeit- und Kostenersparnis kann mit einer Tourenplanungssoftware deutlich erhöht werden. Sie können Fahrzeiten reduzieren, mehr Kundenaufträge vergeben und die Belastung für Ihre Mitarbeiter senken. Und all das gleichzeitig.

Wir bei adiutaByte stellen Ihre Mitarbeiter und Kunden in den Mittelpunkt der Tourenplanung. Das bedeutet, dass Sie die Möglichkeit haben, sämtliche Fähigkeiten und Eigenschaften Ihrer Mitarbeiter zu hinterlegen und Ihre Touren optimal zu planen. Bei kurzfristigen Ausfällen Ihrer Mitarbeiter können Sie mit nur einem Klick Ihre Touren optimieren und Aufträge neu vergeben.

Mit einer professionellen Tourenplanungssoftware verringern Sie die Belastung für Ihre Mitarbeiter, reduzieren Kosten und sparen Zeit.  

Restriktionen der Tourenplanung

Übersicht über eine optimale Rundtour ohne Restriktionen

In nahezu allen Branchen unterliegt die Tourenplanung bestimmten Restriktionen, also Einschränkungen. So darf zum Beispiel Mitarbeiter A nicht zu Patient B, weil ihm die Ausbildung zur examinierten Pflegekraft fehlt. Oder Lkw C kann nicht zum Kunden D fahren, weil er nicht für den Abtransport von Gefahrengut geeignet ist. Sie sehen schon, je komplexer Ihre Tourenplanung ist, desto eher kommen Sie an die Grenzen der manuellen Tourenplanung. Irgendwann sind Ihre Kapazitäten als Disponent ausgelastet und Sie sind vielleicht nicht mehr im Stande, alle Einschränkungen zu berücksichtigen.  

Tourenplanung mit Zeitfenstern

Eine der wohl am Häufigsten eintretenden Restriktionen sind die Zeitfenster. Besonders in der ambulanten Pflege müssen sich Pflegekräfte an bestimmte Uhrzeiten halten. Medikamente müssen nach Plan verabreicht werden, Blut muss im nüchternen Zustand abgenommen werden und auch Essen muss zu bestimmten Zeiten bei den Patienten sein. Daher ist es in der Praxis oftmals nötig, die Tourenplanung mit Zeitfenstern zu gestalten. Natürlich sind auch in anderen Branchen Zeitfenster nötig, um die Tourenplanung optimal zu gestalten. In der Getränkelogistik ist es häufig nötig, dass Lieferungen am Morgen oder frühen Vormittag erfolgen, damit die Gastronomen pünktlich zur Eröffnung Getränke servieren können.  

Wird eine Tourenplanung mit Zeitfenstern visuell abgebildet, sieht man schnell, dass eine klassische Rundtour unter Umständen nicht möglich ist. Kundenorientiert ist hier nicht die schnellste Strecke, sondern die Einhaltung der Zeitfenster unter Berücksichtigung von externen Faktoren wie der Verkehrslage und den besonderen Wünschen und Anforderungen der Kunden.  

Überblick über eine Tourenplanung mit Einschränkungen durch Zeitfenster bei den Kunden

Restriktionen in der Tourenplanung – mit adiutaByte kein Problem

Unsere Tourenplanungssoftware ist in der Lage in Echtzeit alle Touren für Ihre Flotte zu planen und zu optimieren. Hierbei können Sie neben verschiedenen Zeitfenstern auch andere Restriktionen beachten.  

Mitarbeiterfähigkeiten

In vielen Branchen ist es nötig bei der Tourenplanung besondere Fähigkeiten und Ausbildungen der Mitarbeiter zu beachten. In der Pflege-Branche dürfen bestimmte Aufgaben nur von examinierten Pflegekräften ausgeführt werden. Gefahrenstoffe und Giftmüllabfälle dürfen von Entsorgungsunternehmen nur dann eingesammelt und befördert werden, wenn die Mitarbeiter eine entsprechende Fortbildung haben. Deshalb ist es nötig, den Mitarbeitern bestimmte Fähigkeiten in der Tourenplanungssoftware zuzuordnen.  

Erfahrung in Jahren

Gerade in Branchen mit einem sehr intensiven Kundenkontakt ist es oft nötig, dass Mitarbeiter ausreichend Erfahrung haben, um in bestimmten Situationen souverän zu reagieren. In der ambulanten Pflege kommt es häufig vor, dass Patienten bestimmte Wünsche oder Charaktereigenschaften haben. Hier kann es sinnvoll sein, nur bestimmte Mitarbeiter mit ausreichend Berufserfahrung einzusetzen.

Feste Zuweisung von Mitarbeitern

Für eine optimale Tourenplanung kann es notwendig sein, dass nur bestimmte Mitarbeiter bestimmte Kunden besuchen. Gerade wenn Mitarbeiter lange Jahre dieselben Touren fahren oder die immergleichen Patienten besuchen, wissen sie genau, worauf sie achten müssen. Mit der Tourenplanungssoftware von adiutaByte können Sie Ihren Kunden feste Mitarbeiter zuweisen. Diese Zuweisung wird dann bei der Tourenplanung berücksichtigt. Natürlich können Sie hier auch Einschränkungen der Mitarbeiter berücksichtigen. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise eine starke Tierhaarallergie, können Sie durch eine Zuweisung ausschließen, dass dieser Mitarbeiter Kunden oder Patienten besucht, die Tiere haben.

Erforderliche Fahrzeugkapazität

Oftmals ist es essenziell, dass das genutzte Fahrzeug bestimmte Kapazitäten hat. In der Logistik- und Speditionsbranche muss eine Tourenplanungssoftware in der Lage sein, Fahrzeugkapazitäten wie die maximale Beladung von Lkw zu berücksichtigen. Muss eine Tourenplanung erneut durchgeführt werden, weil ein Mitarbeiter ausfällt, können Sie mit unserer Software schnell und einfach Ihre Güterverteilung umplanen. Unser System berücksichtigt dabei automatisch die maximale Beladung Ihrer Fahrzeuge.

Erforderliche Fahrzeugeigenschaften

Muss ein Mitarbeiter einem Patienten Medikamente verabreichen, die nur gekühlt transportiert werden dürfen, ist ein Fahrzeug mit Kühlmöglichkeit nötig. Auch für den Abtransport von Giftstoffen bei einem Entsorgungsbetrieb muss ein geeignetes Fahrzeug aus dem Fuhrpark verwendet werden. In ländlichen Regionen ist es oft nötig, im Winter ein Fahrzeug mit Allrad zu benutzen. Bei der Tourenplanung mit adiutaByte können Sie beliebig viele Fahrzeugeigenschaften zuordnen und so Ihre Touren optimal planen.

Zuvor auszuführende Aufträge

Um Ihre Tourenplanung möglichst effizient zu gestalten, muss die Software auch in der Lage sein, Ihre Tour so zu planen, dass Ihre Mitarbeiter eine bestimmte Reihenfolge an Aufträgen ausführen können. In der Logistik- und Speditionsbranche ist es oft nötig, die Stationen der Touren so zu planen, wie der Lkw vorher beladen wurde. Meistens wird hier nach dem “first-in-last-out"-Prinzip gearbeitet. Das heißt, Waren und Güter, die zuerst in den Lkw geladen wurden, werden als letztes zum Kunden gebracht. Auch in der ambulanten Pflege kann es nötig sein, Patienten nach bestimmten Mustern zu besuchen.  

Tourenplanung für die Logistik

Bei der Tourenplanung für die Logistik können wir Sie in vielen Bereichen unterstützen. Als Verantwortlicher für die Tourenplanung können Sie mit nur einem Klick eine automatische Disposition durchführen und Ihre Touren , organisieren und optimieren. Natürlich berücksichtigt unsere Software alle Einschränkungen und unternehmenseigenen Präferenzen.  

>>> Mehr Informationen zur Tourenplanung für die Logistik

Tourenplanung für die Pflegedienst

Als Pflegedienstleiter stehen Sie täglich vor vielen Herausforderungen. Neben den organisatorischen Tätigkeiten möchten Sie auch die Belastung für Ihre Mitarbeiter so gering wie möglich halten. Wir helfen Ihnen dabei, denn mit der Tourenplanungssoftware von adiutaByte können Sie Ihre Touren automatisch so planen, dass die Belastung für die Mitarbeiter so gering wie möglich ist. Gleichzeitig erhalten Sie einen erlösoptimierten Einsatzplan, der alle Anforderungen hinsichtlich des SGB V und SGB XI erfüllt.  

>>> Mehr Informationen zur Tourenplanung für Pflegedienste

Tourenplanung für die Entsorgung

Bei der Tourenplanung für Entsorgungsbetriebe müssen Disponenten insbesondere die individuellen Kundenwünsche berücksichtigen. Unsere Tourenplanungssoftware ermöglicht es Ihnen, Termine unabhängig von festen Tagen planen. Dadurch wird die Wartezeit auf einen Abholtermin für Ihre Kunden deutlich reduziert. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, einige Zeitfenster für spontane Termine einzuplanen.

>>> Mehr Informationen zur Tourenplanung für Entsorgungsbetriebe

For optimal tour planning, you need software that not only takes various restrictions into account, but also automatically carries out optimizations. We at adiutaByte have developed a tour planning software that not only works in real time but also learns from artificial intelligence to make your tours even more efficient. In this article you will learn about the differences in tour planning, which factors are important for optimal tour planning and how we can help you in your daily work.

What is the difference between tour planning and route planning?

The fundamental difference between tour and route planning is efficiency. For route planning, you can use many different tools and are brought from A to B - usually under a voice instruction. Your navigation device in the car also creates a route for you. Many devices offer the possibility to report traffic jams and to avoid them. Stopovers are also possible, but here it becomes quite complicated for classic route planning. You can usually enter as many stop-off points as you like, but you don't know whether your route planning is efficient and you will reach your destination as quickly as possible.

In daily tour planning, your customers are your intermediate destinations. And the planning of tours in industries such as logistics, home care or disposal describes a planning process. Here, customer orders are planned so that the trip is as efficient as possible. Whereby efficiency is not always synonymous with the shortest or fastest route. Sometimes it is also necessary to drive longer distances because certain restrictions are requires. We come to this in the section "Restrictions in tour planning". But first we define the term route planning.

What is the goal of tour planning?

With an optimized tour planning you want to save time and money and this is also the big goal of tour planning. However, there are some hurdles on the way there that you have to overcome. If you are faced with the challenge of having to optimize your entire tour planning, you can set intermediate goals, for example, you can test what is better and more efficient for you: shorter distances or shorter travel times.  

What types of tour planning are there?

Depending on the industry you are facing different challenges. In the area of logistics and (bulky) waste disposal at the customer's premises, you have to re-create your tour planning every day. Other industries, such as home care, have a relatively static standard tour plan, but have to react daily to numerous changes from customers. Daily tour planning here requires a lot of flexibility and time.  

Why manual tour planning is so time-consuming and inefficient

If you have previously done your tour planning manually, you will know that the potential for error is very high. In addition, you yourself are under a lot of pressure, because you have to take into account restrictions, time windows, employees and customers. From a certain number of orders and influences, manual tour planning is hardly possible.  

1 vehicle + 10 orders = 3.6 million possibilities to design the tour planning.

Relying on your experience alone for planning and optimization may not give you the most efficient tour. Time and cost savings can be significantly increased with a tour planning software. You can reduce travel times, place more customer orders and reduce the burden on your employees. And all this at the same time.

We at adiutaByte put your employees and customers at the center of your tour planning. This means that you have the opportunity to store all the skills and characteristics of your employees and to plan your tours optimally. In case of short-term absences of your employees, you can optimize your tours and reassign orders with just one click.

With a professional tour planning software you reduce the burden on your employees, cut costs and save time.  

Restrictions of tour planning

Overview of an optimal round trip without restrictions

In almost all industries, tour planning is subject to certain restrictions, i.e. limitations. For example, employee A is not allowed to visit patient B because he lacks the training to become a certified caregiver. Or truck C is not allowed to drive to customer D because it is not suitable for transporting hazardous goods. As you can see, the more complex your tour planning is, the sooner you will reach the limits of manual tour planning. At some point, your capacities as a dispatcher will be fully utilized and you may no longer be able to take all restrictions into account.  

Tour planning with time windows

One of the most common restrictions are probably the time windows. Particularly in home care, home care team must adhere to certain times. Drugs must be administered according to a schedule, blood must be drawn in an empty state and food must be available at certain times. Therefore, in practice it is often necessary to plan tours with time windows. Of course, time windows are also necessary in other industries in order to optimally design the tour planning. In beverage logistics, it is often necessary for deliveries to be made in the morning or early morning so that the restaurateurs can serve drinks in time for the opening.  

If a tour planning with time windows is displayed visually, it is easy to see that a classic round trip may not be possible. In this case, customer orientation is not the fastest route, but the adherence to time windows, taking into account external factors such as the traffic situation and the special wishes and requirements of the customers.  

Overview of a route planning with restrictions due to time windows at the customers

Restrictions in tour planning - no problem with adiutaByte

Our tour planning software is able to plan and optimize all tours for your fleet in real-time. In doing so, you can take other restrictions into account in addition to different time windows.  

Employee skills

In many industries, it is necessary to consider special skills and training of employees when planning tours. In the home care sector, certain tasks may only be carried out by certified home care personnel. Hazardous substances and toxic waste may only be collected and transported by waste management companies if the employees have the appropriate training. Therefore it is necessary to assign certain skills to the employees in the tour planning software.  

Experience in years

Especially in industries with very intensive customer contact, it is often necessary for employees to have sufficient experience to react confidently in certain situations. In home care, it often happens that patients have certain wishes or character traits. Here it can make sense to employ only certain employees with sufficient professional experience.

Fixed assignment of employees

For optimal tour planning, it may be necessary that only certain employees visit certain customers. Especially when employees drive the same tours for many years or visit the same patients, they know exactly what to look out for. With the tour planning software from adiutaByte you can assign permanent employees to your customers. This assignment is then taken into account during the tour planning process. Of course, you can also take employee restrictions into account here. For example, if an employee has a severe allergy to animal hair, you can use an assignment to exclude that this employee visits customers or patients who have animals

Required vehicle capacity

It is often essential that the vehicle used has certain capacities. In the logistics and freight forwarding industry, tour planning software must be able to take into account vehicle capacities such as the maximum load of trucks. If a route planning has to be carried out again because an employee is absent, you can quickly and easily reschedule your goods distribution with our software. Our system automatically takes the maximum load of your vehicles into account.

Required vehicle characteristics

If an employee has to administer medication to a patient that can only be transported refrigerated, a vehicle with refrigeration facilities is required. A suitable vehicle from the vehicle fleet must also be used for the removal of toxic substances at a waste disposal company. In rural areas it is often necessary to use a vehicle with four-wheel drive in winter. When planning your tours with adiutaByte, you can assign as many vehicle characteristics as you like and thus plan your tours optimally.

Previous orders to be executed

To make your tour planning as efficient as possible, the software must also be able to plan your tour in such a way that your employees can execute a certain sequence of orders. In the logistics and forwarding industry it is often necessary to plan the stops on the tours in the same way the truck was loaded before. In most cases, the "first-in-last-out" principle is applied here. This means that goods and merchandise that were loaded into the truck first are delivered to the customer last. It may also be necessary in outpatient care to visit patients according to certain patterns.  

Tour planning for logistics

We can support you in many areas of tour planning for logistics. As the person responsible for tour planning, you can carry out automatic dispatching with just one click and organize and optimize your tours. Of course, our software takes all restrictions and company-specific preferences into account.  

>>> More information about tour planning for logistics

Tour planning for the home care service

As a home care manager, you face many challenges every day. In addition to the organizational activities, you also want to keep the burden on your employees as low as possible. We can help you with this, because with the tour planning software from adiutaByte you can automatically plan your tours in such a way that the stress for your employees is as low as possible. At the same time, you receive a revenue-optimized shift plan that meets all the requirements of SGB V and SGB XI.  

>>> More information on tour planning for home care services

Tour planning for disposal

In tour planning for waste management companies, dispatchers must take individual customer requirements into account. Our tour planning software enables you to plan appointments independent of fixed days. This significantly reduces the waiting time for a collection date for your customers. Additionally you have the possibility to schedule some time windows for spontaneous appointments.

>>> More information about tour planning for waste management companies

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