Automatisierung und Optimierung der Tourenplanung
Nachfolgend werden einige Aussagen der »Konzertierten Aktion Pflege 2019« aus Sicht der Optimierungslösung, die adiutaByte für ambulante Pflegedienste entwickelt, beleuchtet.
Aussage 1: Entlastung aller Beteiligter durch Optimierung
S.109: Durch eine elektronisch vernetzte Dienst- und Tourenplanung können Arbeitsabläufe bei ambulanten Pflegeeinrichtungen erheblich verbessert werden. Darüber hinaus ergeben sich folgende weitere Vorteile:
- Erleichterung der administrativen Arbeit und eine wirtschaftlichere Arbeitsweise, sagen 95% der Nutzinnen und Nutzer
- Eine positive Wirkung auf die pflegerische Arbeit der Beschäftigten
- Ein Beitrag zu einer verlässlicheren Dienstplanung, mehr Selbstgestaltungsmöglichkeiten und eine bessere Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf
Wie gravierend diese Erleichterungen durch die Nutzung unserer Optimierungslösung (siehe nebenstehende Grafik) sein können, konnten wir im Rahmen von zahlreichen Pilot-Studien feststellen. So konnte die tägliche Zeit der Tourenplanung von mehreren Stunden auf wenige Minuten reduziert und bis zu 20% der Fahrzeiten eingespart werden. Diese Kapazität kann genutzt werden um dem Mangel von mindestens 130.000 Altenpflegekräften in Deutschland bis 2035 zu begegnen, der aus einer Simulationsrechnung des Instituts der deutschen Wirtschaft (iw) hervorgeht. Darüber hinaus kann die freie Zeit genutzt werden, um durch Entlastung einen positiven Beitrag auf den Alltag der Beschäftigten zu leisten und somit die Attraktivität des Berufs zu steigern.
»Wir sehen im Bereich der Tourenplanung ein erhebliches Verbesserungspotential und große Möglichkeiten der Kostensenkung, da insgesamt 7 hochqualifizierte Pflegedienstleitungen z.Zt. im Wesentlichen mit diesen Aufgaben beschäftigt sind. Wir halten dies in Zeichen zunehmender Digitalisisierung für einen Zustand der baldmöglichst geändert werden muss.« (Birgit Kessler, Geschäftsführerin Pflegedienst »Die Pflege« - Ambulanter Pflegedienst GmbH)
Aussage 2: Dienstübergreifende Potentiale nutzen
S.109: Weitere Zukunftspotentiale ergeben sich aus einer freiwilligen pflegedienstübergreifenden vernetzten Dienst- und Tourenplanung, mit der dem fragmentierten Markt mit rund 14.000 unterschiedlich ausgelasteten Pflegediensten besser begegnet werden kann. Durch eine technologiebasierte Verteilung von Pflegebedürftigen in einem Netzwerk zwischen Pflegediensten, basierend auf Kapazitäten und Präferenzen, besteht die Möglichkeit:
- Die Versorgung zu verbessern
- Touren effizienter zu planen
- Kurzfristige Kapazitätsschwankungen auszugleichen
Auch dies konnten wir mit unserer Technologie belegen und im Rahmen zahlreicher Interviews, insbesondere mit Betreibern mehrerer Pflegedienste in einer Stadt, bestätigen. Insbesondere an den Rändern des Einzugsgebiets entstehen große Ineffizienzen (siehe nebenstehende Grafik), da aufgrund der sehr lokal betrachteten Tourenplanung teilweise lange Strecken in Kauf genommen werden, die bei einer Pflegedienst-übergreifenden Planung und einer ausgewogenen, sowie effizienten Verteilung, vermieden werden können.
»Als Pflegedienstleitung unterstütze ich aktiv den Entwicklungsprozess von adiutaByte, da wir uns durch den Einsatz der Lösung zum Einen erhebliche Zeiteinsparungen in der täglichen Tourenplanung und zum anderen eine höhere Kundenzufriedenheit erhoffen, da die Wünsche der Patienten in der Optimierung bestmöglich berücksichtigt werden. Insgesamt will ich so in Zukunft mehr Patienten versorgen, da ein wesentlicher Engpass heute die effiziente Planung an sich ist.« (Steffen Henoch, Geschäftsführer Pflegedienst Pflege zu Hause Christel Henoch GmbH)
Aussage 3: Entwicklung unter Einbindung aller Beteiligter
S.116: Digitalisierung und technische Unterstützung kann nur gelingen, wenn beruflich Pflegende, pflegebedürftige Personen und pflegende Angehörige frühzeitig einbezogen werden, ihre Ängste ernst genommen und ihre Kompetenzen zum Einsatz der Technik gestärkt werden.
Auch wenn diese Ansicht im Sinne der nutzerzentrierten Produktentwicklung eine Selbstverständlichkeit sein sollte, so erleben wir insbesondere in der Pflege viele Software-Produkte, die den Bezug zu den Nutzerinnen und Nutzern verloren haben. So preisen zahlreiche Anbieter vermeintliche Optimierungslösungen an, die sich in Gesprächen mit Pflegenden allerdings als gänzlich ungeeignet für Anwendungen im Alltag erweisen.
In unsere Entwicklung ist daher das Erfahrungswissen von ca. 60 Pflegedienstleitungen geflossen, um eine Software zu entwickelt, die technologisch den State-of-the-Art der Optimierung abbildet, aber gleichzeitig den Wünschen und Anforderungen der Pflege bestmöglich gerecht wird.
»Eine effektive Tourenplanung ist eine der maßgeblichen Stellschrauben für die wirtschaftliche Steuerung eines mobilen Dienstes. Das Team von adiutabyte nimmt sich mit dem Tourenplaner und der Rentabilitätsanalyse für Kundenanfragen genau den Themen an, die ambulante Pflegedienste aktuell besonders interessieren. Häufig werden Optimierungen auf Basis von langwieriger händischer Arbeit erarbeitet oder „aus dem Bauch heraus“ entschieden. Dies über künstliche Intelligenz automatisiert und optimiert zur Verfügung zu stellen würde einen Quantensprung in der Arbeit mobiler Dienste bedeuten. Bei den ersten gemeinsamen Tests hierzu hat sich das Team von adiutabyte als kompetenter und flexibler Partner gezeigt – ich erwarte mir viel von den entstehenden Möglichkeiten.« (Kai Goetze, Diakonisches Werk Bethanien e.V.)
Maßnahmen
S.115: Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), (…) finden über neue Produkte und Dienstleistungen zunehmend Einzug in den Alltag. Hier gilt es auch für die Pflege die Chancen dieser Zukunftstechnologien zu nutzen und Weichen für einen verantwortungsvollen Einsatz zu stellen, um in Zukunft weitere Entlastungspotentiale zu schaffen.
Damit dies gelingen kann braucht es unserer Ansicht nach eine stärkere Zusammenarbeit und einen umfangreichen Einbezug der einzelnen Stakeholder der Pflege. Zudem ist es unumgänglich, dass insbesondere Software-Anbieter Schnittstellen zu ihren Produkten bereitstellen, um Potentiale aus Vernetzung und Synergien bestmöglich zu nutzen. Durch Abschottung der eigenen Produkte und Silodenken wird der Pflegenotstand in Deutschland kaum zu stoppen sein.
Automation and optimization of tour planning
In the following some statements of the "Concerted Action Home Care 2019" are highlighted from the perspective of the optimization solution that adiutaByte is developing for home care services.
Statement 1: Relief of all parties involved through optimization
Page 109: Work processes in home care facilities can be significantly improved by electronically networked duty and tour planning. In addition, the following further advantages result:
- Facilitation of administrative work and a more economical way of working, say 95% of the users
- A positive effect on the caring work of the employees
- A contribution to a more reliable duty scheduling, more self-design possibilities and a better compatibility of family, care and occupation
In the course of numerous pilot studies, we were able to determine how serious these facilitations can be by using our optimization solution (see adjacent graphic). The daily time of tour planning could be reduced from several hours to a few minutes and up to 20% of travel time could be saved. This capacity can be used to meet the shortage of at least 130,000 geriatric care workers in Germany by 2035, according to a simulation calculation by the Institut der deutschen Wirtschaft (iw). In addition, the free time can be used to make a positive contribution to the everyday life of the employees by relieving their workload and thus increasing the attractiveness of the profession.
»We see a considerable potential for improvement in the area of tour planning and great opportunities for cost reduction, since a total of 7 highly qualified home care services are currently mainly involved in these tasks. We consider this to be a state that needs to be changed as soon as possible in view of increasing digitalization.« (Birgit Kessler, CEO Home Care Service »Die Pflege« - Home Care Service Ltd)
Statement 2: Use cross-service potentials
Page 109: Further future potential results from voluntary, networked service and tour planning across all care services, which can be used to better address the fragmented market with around 14,000 care services with varying degrees of capacity utilization. This is possible through a technology-based distribution of people in need of care in a network between care services, based on capacities and preferences:
- To improve the care
- Plan tours more efficiently
- Compensate for short-term capacity fluctuations
We were also able to prove this with our technology and confirm it in numerous interviews, especially with operators of several care services in one city. Particularly at the edges of the catchment area, large inefficiencies arise (see adjacent chart), since the very locally considered route planning means that long distances are sometimes accepted, which can be avoided with cross-care service planning and a balanced and efficient distribution.
»As a home care service manager, I actively support the development process of adiutaByte, as we hope that the use of the solution will lead to considerable time savings in daily route planning on the one hand and to higher customer satisfaction on the other hand, as the wishes of the patients are taken into account in the optimization in the best possible way. All in all, I want to care for more patients in the future, since a major bottleneck today is the efficient planning itself.« (Steffen Henoch, CEO Home Care Service Pflege zu Hause Christel Henoch Ltd)
Statement 3: Development involving all stakeholders
Page 116: Digitization and technical support can only succeed if professional carers, people in need of care and family members providing care are involved at an early stage, their fears are taken seriously and their skills in using the technology are strengthened.
Even if this view should be a matter of course in the sense of user-centered product development, we experience many software products that have lost touch with their users, especially in the area of maintenance. For example, many providers advertise supposed optimization solutions which, however, in discussions with caregivers, turn out to be completely unsuitable for everyday applications.
Therefore, the experience of about 60 home care services has flowed into our development in order to create a software that technologically represents the state-of-the-art of optimization, but at the same time meets the wishes and requirements of nursing in the best possible way.
»Effective tour planning is one of the key factors for the economic management of a mobile service. The adiutabyte team uses the route planner and the profitability analysis for customer inquiries to address precisely those topics that are of particular interest to outpatient care services at present. Often, optimizations are worked out on the basis of tedious manual work or decided "from the gut". To make these decisions automatically and optimally available via artificial intelligence would mean a quantum leap in the work of mobile services. During the first joint tests, the adiutabyte team proved to be a competent and flexible partner - I expect a lot from the resulting possibilities.« (Kai Goetze, Diakonisches Werk Bethanien e.V.)
Measures
Page 115: Technologies such as artificial intelligence (AI), (...) are increasingly finding their way into everyday life through new products and services. Here it is also necessary to use the opportunities of these future technologies for the care sector and to set the course for a responsible use in order to create further relief potential in the future.
For this to succeed, we believe that greater cooperation and extensive involvement of the individual care stakeholders is needed. In addition, it is essential that software providers in particular provide interfaces to their products in order to make the best possible use of potential networking and synergies. By sealing off their own products and silo thinking, it will hardly be possible to stop the care crisis in Germany.
