Wir freuen uns, dass der Monat April ganz im Zeichen der Pflege stand und wir sowohl bei der CARECON als auch bei der diesjährigen Altenpflege-Messe gemeinsam mit MEDIFOX DAN vertreten waren.
Kürzlich wurde das Geheimnis endlich gelüftet und Projekt PROXIMA auf der CARECON in der Astor Filmlounge in Hamburg erstmalig präsentiert - und eins der Highlights ist die Integration der adiutaByte KI-Module in den Produkten MEDIFOX DAN "ambulant" für die intelligente Tourenplanung und nun auch mit der intelligenten Dienstplanung in MEDIFOX DAN "stationär". Somit erhielt die adiutaByte-KI nun auch Einzug in die zweite große Welt von MEDIFOX DAN.
Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz bei der Personalplanung in der Pflegebranche wird z.B. eine effizientere und zeitsparendere Dienstplanung ermöglicht. Hierbei werden die individuellen Dienstwünsche der Mitarbeitenden noch zielgerichteter berücksichtigt und damit die Mitarbeiterzufriedenheit signifikant erhöht. Aber auch das Pflegeerlebnis der Patienten wird durch eine effizientere Planung verbessert.
Das adiutaByte-Team im Interview:
Was sind die größten Neuerungen bei MD Stationär und Ambulant?
Das Beste aus den beiden Welten der MEDIFOX- und DAN-Produkte wurde in gemeinsamer Arbeit der Entwicklerteams in einem Produkt MD Ambulant für den ambulanten Bereich bzw. MD Stationär im stationären gebündelt und zusammengeführt. adiutaByte ist seit Beginn des Jahres nun auch offiziell Teil dieser Welt und unsere KI-Module, die wir schon seit geraumer Zeit in MEDIFOX Produkten integriert haben und nun Teil der MEDIFOX DAN Gruppe sind, intensivieren diese vertrauensvolle Zusammenarbeit noch weiter.
Was sind die Vorteile von KI-gestützter Touren- und Dienstplanung?
Die KI-gestützte Planung kann Planungskräfte unterstützen und entlasten, indem ein Großteil der Planungsarbeit abgenommen wird. In kürzester Zeit kann so ein valider Touren- bzw. Dienstplan erstellt werden und auch in Ausnahmesituationen, z.B. Krankheitsfällen von Mitarbeitern, in sekundenschnelle Umplanungen vorgenommen werden - und das sogar von noch unerfahrenerem Personal, falls die Spezialisten mal ausfallen. Aber nicht nur im Operativen kann die KI-Planung unterstützen, sondern auch in strategischen Entscheidungen. Wenn die Frage aufkommt, wie Touren umstrukturiert werden könnten oder wenn man z.B. eine zusätzliche Spät-Tour oder einen Mittagsdienst einführen möchte, können in wenigen Sekunden verschiedene Varianten der Planung durchgeführt - also realistisch simuliert - und im Anschluss verglichen und gegenübergestellt werden. In der Dienstplanung wiederum kann die KI-Planung helfen, die verschiedensten Wünsche der Mitarbeiter möglichst gerecht zu berücksichtigen und auch Team-Dynamiken in der Planung von vornherein mit einzubeziehen.
Wie hängen Touren- und Dienstplanung zusammen?
Die Touren- und Dienstplanung hängen sehr stark zusammen, denn die Dienstplanung gibt vor, wie viele Mitarbeiter zu welcher Zeit verfügbar sind, um die anstehenden Aufträge zu erledigen. So gibt die Dienstplanung beispielsweise vor, zu welcher Zeit meine Mitarbeitenden morgens losfahren – diese Startzeit spielt dann auch in der Tourenplanung und den prognostizierten Fahrtzeiten zwischen den Aufträgen eine große Rolle. Vor allem in städtischen Regionen macht es oft einen fundamentalen Unterschied zu welcher Tageszeit eine bestimmte Strecke gefahren wird, z.B. über eine Brücke in Köln. Starten meine Mitarbeitenden also eine halbe Stunde früher oder später, kann das auch bedeutende Auswirkungen auf die Touren haben. Genauso gibt der Dienstplan vor, wie viele Mitarbeiter für die Planung zur Verfügung stehen. Ob Abendeinsätze auf zwei oder drei Spättouren verteilt werden können, hat wiederum einen Einfluss auf die Zeitfenster der Einsätze und wann die Einsätze letztendlich erledigt werden können.
Was sind die größten Ängste bezüglich KI?
Viele Menschen kennen den Begriff KI eher aus Filmen oder Erzählungen, in denen die Computer die Menschen ersetzen und der Begriff daher negativ assoziiert wird. Einige Pflegedienste haben mit uns Ihre Befürchtungen geteilt, dass die KI-Planung das eigene Personal ersetzen könnte. Wie beispielsweise eine sehr erfahrene Planerin, die in einem gemeinsamen Termin nach der Planung gesagt hat "Der Tourenplan sieht jetzt schon richtig gut aus – dann braucht man mich ja demnächst nicht mehr". Diese Ängste sind jedoch unbegründet, denn es gibt vieles was die KI nicht kann. Das Wichtigste ist Empathie zu zeigen, für Menschen da zu sein und sie zu pflegen sowie das Team zu leiten - DIE Aufgabe einer Leitungskraft. Das können die Pflegekräfte am besten und keine KI kann das jemals ersetzen. Ein weiterer Punkt ist, dass KI den Tourenplan nicht voll-automatisiert erstellen sollte. Sie kann unterstützen und in kürzester Zeit Vorschläge liefern, wie ein Tourenplan für den Tag aussehen kann. Die finale Entscheidung jedoch, welcher Plan der richtige für den Tag ist, können nur erfahrene Planer, Pfleger oder Pflegedienstleitungen treffen. Es gibt jeden Tag kleine Besonderheiten, die nur erfahrenen Tourenplaner kennen und entsprechend ändern können.
Kann die KI auch Fehler machen?
Es kommt darauf an, wie man Fehler definiert – aber generell kann die KI auch Fehler machen. Dies ist der Fall, wenn wichtige Informationen, die in der Planung relevant sind, nicht richtig in den Daten hinterlegt sind. - z.B. wenn ein Klient eine Geschlechterpräferenz hat und nur von männlichen Mitarbeitern versorgt werden möchte. Wird diese Information jedoch nicht in den Stammdaten des Klienten hinterlegt, kann die KI diese nicht im Plan berücksichtigen. So kann es passieren, dass der Klient auch von einer weiblichen Mitarbeiterin versorgt wird. Die KI kann viel aus Daten lernen, aber es ist wichtig, dass die Daten gut und richtig gepflegt sind, da ansonsten falsche Schlüsse gezogen werden können. Mathematisch betrachtet ist die KI bei uns sehr robust und transparent umgesetzt - da steckt viel Mathematik drin - die den Fingerabdruck jedes einzelnen Dienstes individuell lernt und sich daran anpasst. Die Mathematik als solche vertut sich tatsächlich äußerst selten. ;-)
Ist KI die Zukunft in der Planung?
Auf jeden Fall. KI kann unterstützen und die Planung erleichtern und so wieder mehr Zeit für die Klienten und die Pflegeaufgaben schaffen.
Was bedeutet Next Generation KI?
Die nächste Generation der KI-Tourenplanung bedeutet in unserem Anwendungsfall zum Beispiel, dass wir zusätzlich zu den vielfältigen Einflussfaktoren nun auch die Tourenpläne der letzten Tage/ Wochen in die aktuelle Planung mit einbeziehen. So können wir immer mehr aus den Planungen der erfahrenen Tourenplaner lernen. Es kann z.B. gelernt werden, was ein akzeptables Zeitfenster für die Versorgung der Klienten ist, ohne dass die Stammdaten geändert werden müssen. Zudem kann durch die Betrachtung der Historie noch mehr Konstanz in der Planung garantiert werden, da wir nun wissen, welche Mitarbeitenden die Klienten in den letzten Tagen und Wochen versorgt haben. Diese können bevorzugt in der Planung für die kommenden Tage berücksichtigt werden (sofern sie an den Tagen auch arbeiten). Es gibt noch viele weitere Faktoren, die durch die Betrachtung der historischen Planungen noch besser in der Planung berücksichtig werden können. Hier haben wir von unseren Testkunden viele weitere Ideen genannt bekommen, die in die nächste Generation nach und nach mit einfließen werden. Insgesamt ist ein großer Blumenstrauß an neuen Features in die "Next Generation KI-Tourenplanung" eingeflossen und nun für jeden MEDIFOX DAN-Nutzer verfügbar.
Wie ist die Resonanz der Planer?
Grundsätzlich ist das Feedback positiv. Wir haben Pflegedienste, bei denen die Stammdaten super gepflegt sind und bei denen die Planung auf Anhieb gute Ergebnisse erzielt. Es gibt aber auch immer noch Ausnahmen, bei denen zunächst keine guten Pläne herauskommen. Teilweise liegt es daran, dass wichtige Informationen noch nicht richtig in den Daten hinterlegt sind. Ebenso kam es vor, dass Pflegedienste bzw. die Pflegeeinrichtungen einen Spezialfall in ihrer Planung aufwiesen, der vorher noch nie aufgetreten war und somit nicht direkt abgebildet werden konnte. Wir haben z.B. aus Feedbackgesprächen mitgenommen, dass Klienten, die wie Ehepaare in einer Hausgemeinschaft wohnen, möglichst direkt hintereinander (sofern die Aufträge zeitlich zusammenpassen) versorgt werden sollten. Wir haben dann ein entsprechendes KI-Modul entwickelt, es mit den Daten der Kunden anlernen lassen und im Anschluss wurden Hausgemeinschaften auch entsprechend berücksichtigt. Zudem hatten wir z.B. ein Feedbackgespräch mit einem großen Pflegedienst, der neben seinen Pflege- und Hauswirtschaftstouren auch seine Mitarbeitenden im Betreuten Wohnen über die Tourenplanung mit verplant. In diesem Fall waren also alle Klienten im Betreuten Wohnen in einer Hausgemeinschaft und sind auf Grund des definierten Wunsches, dass Hausgemeinschaften immer von einem Mitarbeiter versorgt werden sollen, alle in einer Tour gelandet und nicht auf verschiedene Mitarbeiter aufgeteilt worden. Die KI hatte sich - wie man sagt - "overfitted". Es waren zu "einseitige Daten" im System. Aus diesem Feedback haben wir und die KI gelernt, das Modell verfeinert und die Funktionalität der Hausgemeinschaften entsprechend angepasst. Dies ist wieder ein schönes Beispiel dafür, dass die KI ohne erfahrene Planungskräfte nicht auskommt und es immer Spezialwissen gibt, welches in die Planung mit einfließen muss, um gute Pläne für alle verschiedenen Anwendungsfälle zu erzeugen.
Wieviel Zeit kann durch KI in der Planung gespart werden?
Das kommt ganz auf die Größe des Pflegedienstes an. Je größer der Dienst, desto mehr Klienten werden in der Regel betreut und mehr Mitarbeiter und Aufträge müssen verplant werden. Dementsprechend erhöhen sich die Kombinationsmöglichkeiten in der Planung. Je größer der Dienst, desto mehr Zeitaufwand steckt in der Planung und desto mehr Unterstützung kann die KI-Planung bieten. Wir stellen aber mittlerweile immer öfter fest, dass den Planenden die Planungssicherheit durch unser System und die Stressreduktion im Ernstfall oft genau so wichtig sind, wie die reine Zeiteinsparung.
Worauf seid ihr besonders stolz?
Besonders stolz sind wir, wenn wir von unseren Kunden gutes Feedback bekommen. Wie von einer Pflegedienstleitung, die gesagt hat, dass der vorgeschlagene Tourenplan eine richtig gute Idee sei und sie Vorschläge für Touren enthalte, auf die sie selbst nicht gekommen wäre – Die Touren haben in der Umsetzung super funktioniert! Wir sind aber auch stolz, wenn wir Feedback bei bestimmten Themen bekommen, die noch nicht richtig funktionieren und dann eng mit den Kunden zusammen an einer Lösung arbeiten. Wir machen Technologie für die Pflege, aus der Pflege - mit der Pflege! Zudem erörtern wir gemeinsam warum gewisse Aspekte noch nicht so geplant werden, wie sie von der erfahrene Planungskraft geplant wurden. Dieses Feedback ist ebenso wichtig und wir freuen uns auch, wenn wir neue Funktionalitäten entwickeln oder bestehende erweitern können. Immer mit dem Ziel, noch mehr Anforderungen abzudecken.
Beschreibt die Zusammenarbeit mit MEDIFOX DAN in 3 Wörtern
Innovation, Teamwork, Augenhöhe
Bereits in unseren vorherigen Blogbeiträgen haben wir über die intelligente KI-gestützte Tourenplanung in der Pflegebranche berichtet. In diesem Blogbeitrag legen wir dagegen den Fokus auf die Neuerung in der KI-gestützten Dienstplanung.
Selbst einen erfahrenen Planer stellt die hochkomplexe und dynamische Personalplanung jeden Tag vor neue Herausforderungen.
Häufig können nicht alle Kriterien bei der Planung berücksichtigt werden, was zu hoher Mitarbeiter- und Kundenunzufriedenheit führen kann.
Zudem orientieren sich unterschiedliche Planer oft an verschiedenen Kriterien und setzen andere Prioritäten bei der Planung.
Unter anderem wurden uns folgende Einflussfaktoren und Herausforderungen von den Spezialisten aufgeführt:
- Arbeitszeiten lt. Gesetz und Personalschlüssel
- Betriebliche Vereinbarungen und Regelungen des Betriebsrats sowie Tarifverträge
- Maximale Arbeitstage in Folge
- Vermeidung von Spät/Früh-Wechsel
- Gleichberechtigung bei Mitarbeiterwünschen
- Zahlreiche Schichtmodelle/ Trend geht aufgrund des Fachkräftemangels in Richtung individueller Schichten
- Viele Anpassungen bis zur Gültigkeit des Dienstplans
- Planerstellung dauert von 30 Min bis mehrere Tage pro Monat
- Einklang aus langfristiger Jahresplanung, mittelfristiger und kurzfristiger Planung (Urlaubsplanung, rollierendes System, Krankheit, Tausch, etc.)
- Gleichbleibend hohe Planungsqualität und -methodik der verschiedenen Planer
- Differenzierte Personaleinsatzplanung durch schwankende Personalkapazität innerhalb des Jahres
- Welche Teams harmonieren miteinander
- Bestimmte Dienste für Mütter & Pendler
Neben den Herausforderungen ist es essentiell, die Ziele und Erwartungen, die ein Planer an ein solches Unterstützungssystem hat, zu verstehen.
- Minimierung des Planungsaufwands
- Reduzierung der Komplexität
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Wunschdienstpläne
- Steigerung der Betreuungsqualität
Die Lösung: KI-gestützte Dienstplanung mit einzigartigen Algorithmen und künstlicher Intelligenz
Die intelligente Dienstplanung erstellt durchdachte Dienstpläne auf Knopfdruck. Von einer übersichtlichen Darstellung des Dienstplans mit mehreren Planstufen über die Urlaubsverwaltung bis hin zur Arbeitszeiterfassung steht einer zeitsparenden und effizienten Planung nichts im Weg.
Integrierte Prüfmechanismen behalten dabei die Personalkapazität im Blick und warnen Sie bei Über- oder Unterdeckung des Pflegebedarfs. Fallen MitarbeiterInnen spontan aus, finden Sie mit Hilfe praktischer Mitarbeitervorschläge adäquaten Ersatz.
Die automatische Dienstplanung erfolgt auf Grundlage individuell konfigurierbarer Parameter wie z.B. der Mitarbeiterzufriedenheit oder der gleichmäßigen Auslastung der Beschäftigten. Im Ergebnis folgt daraus ein Planvorschlag, der alle relevanten Kriterien bestmöglich berücksichtigt. Leitungskräfte werden dadurch bei der Erstellung von Dienstplänen deutlich entlastet und sparen wertvolle Zeit, die für andere wichtige Aufgaben genutzt werden kann.
Im ersten Schritt werden die Schicht-Bedarfe ermittelt, die von der Planungskraft noch angepasst werden können. Im nächsten Schritt können Wunsch-Teams angegeben werden. Anschließend wird ein Planungszeitraum gewählt, da die Dienstplanung in der Regel für einen gesamten Monat erfolgt. Zuletzt kann ein optimaler Planvorschlag berechnet werden, in dem farblich markiert ist, welche Mitarbeiterwünsche berücksichtigt wurden. Hier kann die Planungskraft noch finale Änderungen vornehmen und den Plan anschließend annehmen.
Mit den Besetzungsprofilen wird also festgelegt, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten in den Organisationseinheiten grundsätzlich bestimmte Dienste benötigt werden. An diesen Vorgaben orientiert sich die intelligente Dienstplanung, damit stets ausreichend Personal zur Verfügung steht.
Bevor ein Planvorschlag über die intelligente Dienstplanung angefordert wird, kann auch optional zuerst manuell im Dienstplan vorgeplant werden.
Vorgeplante Dienste werden von der intelligenten Dienstplanung nicht überschrieben, weshalb sich die manuelle Vorplanung insbesondere für Dienste eignet, die bereits ausdrücklich festgelegt bzw. mit den Mitarbeitern vereinbart wurden.
Über das Online-Portal MD Connect können wichtige Informationen aus der Pflegesoftware bequem zwischen KlientInnen und deren Angehörigen, den MitarbeiterInnen und ÄrztInnen geteilt werden.
Speziell für die intelligente Dienstplanung wurde der Bereich „Meine Wünsche“ geschaffen. Über diesen Bereich können die Mitarbeiter unter anderem ihre persönlichen Wünsche zur Dienstplanung einreichen. Der Mitarbeiter kann angeben, an welchen Tagen er gerne in einem bestimmten Dienst arbeiten möchte oder auch explizit nicht arbeiten möchte.
Wenn alle Daten im System vorhanden sind, kann der Planer nun verschiedene Planvorschläge anfordern und vergleichen. Hierbei kann er unterschiedliche Präferenzen für die Planung vorgeben.
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Gleichmäßige Auslastung
- Teamzusammensetzung
- Überstundenabbau
Zuletzt kann der Planer sich entscheiden, welchen Planvorschlag er anwenden möchte. Dabei bekommt er weitere Unterstützung:
- Wenn ein Planvorschlag ausgewählt wird, werden verschiedene Auswertungen angezeigt z.B. inwieweit das Besetzungsprofil erfüllt ist
- Transparente Darstellung von erfüllten Wunschdiensten der Mitarbeiter und Vergleich verschiedener Planvorschläge
- Die Berechnung der Planvorschläge erfolgt innerhalb weniger Minuten!
Möchten Sie unsere intelligente Dienstplanung kennenlernen und Ihre Personalressourcen optimal nutzen?
Dann vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit uns!
We are pleased that the month of April was all about care and that we were represented together with MEDIFOX DAN at both the CARECON and this year's geriatric care trade fair.
Recently, the secret was finally revealed and Project PROXIMA was presented for the first time at CARECON in the Astor Film Lounge in Hamburg - and one of the highlights is the integration of the adiutaByte AI modules in the products MEDIFOX DAN "outpatient" for intelligent tour planning and now also with intelligent duty scheduling in MEDIFOX DAN "inpatient". Thus, adiutaByte AI has now also found its way into the second big world of MEDIFOX DAN
The use of artificial intelligence in personnel planning in the care sector enables, forexample, more efficient and time-saving duty scheduling. Here, the individual duty requests of the employees are taken into account in a more targeted manner, thus significantly increasing employee satisfaction. But the patient'scare experience is also improved by more efficient planning.
An interview with the adiutaByte team:
What are the biggest innovations at MD Inpatient andOutpatient?
The best of the two worlds of MEDIFOX and DAN products was bundled and brought together in joint work by the development teams in a product MD Ambulant for the outpatient sector and MD Inpatient for the inpatient sector. adiutaByte has now officially been part of this world since the beginning of the year and our AI modules, which we have already integrated in MEDIFOX products for some time and are now part of the MEDIFOX DAN Group, intensify this trusting cooperation even further.
What are the benefits of AI-powered route and dutyscheduling?
AI-supported planning can support and relieve planners by taking over a large part of the planning work. In this way, a valid tour or duty schedule can be created in the shortest possible time and rescheduling can be carried out in a matter of seconds even in exceptional situations, e.g. staff illness - and even by inexperienced staff if the specialists are absent. But AI planning can not only provide support in operational matters, but also in strategic decisions. If the question arises as to how tours could be restructured or if, for example, one would like to introduce an additional late tour or a midday service, different variants of the planning can be carried out in a few seconds - i.e. realistically simulated - and subsequently compared and contrasted. In duty scheduling, on the other hand, AI planning can help to take into account the various wishes of the employees as fairly as possible and also to include team dynamics in the planning from the outset.
How are tour and duty scheduling related?
Route planning and duty planning arevery closely related, because duty planning specifies how many employees areavailable at what time to complete the upcoming jobs. For example, duty scheduling specifies what time my employees leave in the morning - so thisstart time then also plays a major role in route planning and the forecast travel times between jobs. Especially in urban regions, it often makes a fundamental difference at what time of day a certain route is driven, e.g. overa bridge in Cologne. So if my employees start half an hour earlier or later, this can also have a significant impact on the tours. In the same way, the duty roster determines how many employees are available for planning. Whether evening assignments can be spread over two or three late tours has an impact on the time windows of the assignments and when the assignments can ultimately be completed.
What are the biggest fears regarding AI?
Many people are more familiar with the term AI from movies or narratives in which computers replace humans and therefore the term has a negative connotation. Some care providers have shared with us their fears that AI planning could replace their own staff. Like, for example, a very experienced planner who said in a joint appointment after planning "The tour plan already looks really good now - then you won't need me any more soon." But these fears are unfounded, because there are many things that AI can not do. The most important thing is to show empathy, tobe there for people and to care for them as well as to lead the team - THE task of a manager. That's what nurses do best and no AI can ever replace that. Another point is that AI should not create the tour plan in a fully automated way. It can support and provide suggestions in a very short time how a tourplan can look like for the day. However, only experienced planners, nurses or care managers can make the final decision on which plan is the right one for the day. There are small peculiarities every day that only experienced tourplanners know about and can change accordingly.
Can the AI also make mistakes?
It depends on how you define errors- but in general, AI can also make mistakes. This is the case when important information that is relevant in planning is not correctly stored in the data. -For example, if a client has a gender preference and only wants to be served bymale staff. However, if this information is not stored in the client's masterdata, the AI cannot take it into account in the plan. Thus, the client may also be cared for by a female staff member. The AI can learn a lot from data, but it is important that the data is well and properly maintained, otherwise incorrect conclusions can be drawn. Mathematically, the AI in our case is very robust and transparently implemented - there's a lot of math in it - which just learns the fingerprint of each service individually and adapts to it. The mathematics assuch is actually very rarely wrong. ;-)
Is AI the future in planning?
Definitely. AI can support and facilitate planning and thus create more time for the clients and the care tasks again.
What does Next Generation AI mean?
In our use case, the next generationof AI tour planning means, for example, that in addition to the many influencing factors, we now also include the tour plans of the previous days/weeks in thecurrent planning. In this way, we can learn more and more from the planning ofthe experienced tour planners. For example, it is possible to learn what is anacceptable time window for client care without having to change the masterdata. In addition, by looking at the history, even more consistency in the planning can be guaranteed, since we now know which employees have supplied the clients in the last days and weeks. These can be given priority in the planning for the coming days (as long as they also work on those days). There are many other factors that can be taken into account even better in the planning by looking at the historical schedules. Here we also got many more ideas mentioned by our test customers, which will be gradually incorporated into the nextgeneration. All in all, a large bouquet of new features has been incorporated into the "Next Generation AI Tour Planning" and is now available to every MEDIFOX DAN user.
What is the response from planners?
In general, the feedback is positive. We have care services where the master data is super well maintained and where the planning produces good results right away. However, there are still exceptions where no good plans come out at first. In some cases, this is because important information is not yet correctly stored in the data. It also happened that care services or the care facilities had a special case in their planning that had never occurred before and could therefore not be mapped directly. For example, we took away from feedback discussions that clients who live in a house community, such as married couples, should be cared for directly one after the other if possible (provided that the orders fit together in terms of time). We then developed a corresponding AI module, had it trained with the customer's data, and subsequently house communities were also takeninto account accordingly. In addition, we had a feedback meeting with a large nursing service, for example, which, in addition to its nursing and housekeeping tours, also schedules its employees in assisted living via the tour planning. So in this case, all clients in assisted living were in a housecommunity and, due to the defined wish that house communities should always becared for by one staff member, all ended up in one tour and were not split up among different staff members. The AI had become - as they say -"overfitted." There was too much lopsided data in the system. From this feedback, we and the AI learned and refined the model and adjusted the house community functionality accordingly. Again, this is a great example of how AI cannot do without experienced planners and there is always specialized knowledge that needs to be incorporated into the planning to generate goodplans for all the different use cases.
How much time can AI save in planning?
It all depends on the size of the care service. The larger the service, the more clients are usually cared for and more employees and orders have to be scheduled. Accordingly, the combination possibilities in planning increase. The larger the service, the more time is involved in planning and the more support AI planning can provide. However, we are now finding more and more often that the planning reliability provided by our system and the reduction in stress in an emergency are oftenjust as important to the planners as the pure time savings.
What are you particularly proud of?
We are especially proud when we get good feedback from our customers. Like from a nursing service manager who said that the proposed tour plan was a really good idea and included suggestions fortours that she wouldn't have thought of herself - The tours worked great in implementation! But we are also proud when we get feedback on certain issues that are not yet working properly and work closely with customers to find asolution. We make technology for care, from care - with care! In addition, we discuss together why certain aspects are not yet planned as they were by the experienced planner. This feedback is equally important and we are also happy when we can develop new functionalities or extend existing ones. Always with the goal to cover even more requirements.
Describes the cooperation with MEDIFOX DAN in 3 words
Innovation, teamwork, eye level
In our previous blog posts (see below for links), we have already reported on intelligent AI-supported route planning in the care sector. In this blog post, however, we focus on the innovation in AI-supported duty scheduling.
Even an experienced planner faces new challenges every day with the highly complex anddynamic personnel planning.
Often, notall criteria can be considered during planning, which can lead to high employee and customer dissatisfaction.
In addition, different planners are often guided by different criteria and set different priorities in planning.
Among others, the following influencing factors and challenges were listed to us by the specialists:
- Working hours according to the law and personnel key
- Company agreements and regulations of the works council as well as collective agreements
- Maximum working days in a row
- Avoidance of late/ early change
- Equality in employee requests
- Numerous shift models/ Trend toward individual shifts due to shortage of skilled workers
- Many adjustments until the validity of the roster
- Plan creation lasts from 30 min to several days per month
- Consistency from long-term annual planning, medium-term and short-term planning (vacation planning, rolling system, sickness, swaps, etc.)
- Consistently high planning quality and methodology of the various planners
- Differentiated personnel deployment planning due to fluctuating personnel capacity within the year
- What teams harmonize with each other
- Certain services for mothers & commuters
In addition to the challenges, it is essential to understand the goals, the expectations that a planner has for such a support system.
- Minimization of the planning effort
- Reduction of complexity
- Increase employee satisfaction through desired work schedules
- Increase in the quality of care
The solution: AI-supported duty scheduling with unique algorithms and artificial intelligence
The intelligent duty scheduling creates well thought-out duty schedules at the push of a button. From a clear display of the duty roster with several roster levels to vacation management and working time recording, nothing stands in the way of time-saving and efficient planning.
Integrated checking mechanisms keep an eye on staff capacity and warn you in the event of over- or under-coverage of care requirements. If employees spontaneously dropout, you can find adequate replacements with the help of practical employee suggestions.
Automatic duty scheduling takes place on the basis of individually configurable parameters such as employee satisfaction or the even utilization of employees. The result is a schedule proposal that takes all relevant criteria into accountin the best possible way. Managers are thus significantly relieved of the burden of creating duty rosters and save valuable time that can be used for other important tasks.
In the first step, the shift requirements are determined, which can still be adjusted by the planning staff. In the next step, desired teams can be specified. Then a planning period is selected, since duty scheduling is usually done for an entire month. Finally, an optimal schedule proposal can be calculated, in which it is marked in color which employee wishes have been taken into account. Here, the planner can still make final changes and then accept the plan.
The staffing profiles therefore determine on which days and at which times certain services are generally required in the organizational units. Intelligent duty scheduling is based on these specifications to ensure that sufficient personnel are always available.
Before a schedule proposal is requested via intelligent duty scheduling, it is also optionally possible to pre-plan manually in the duty schedule first.
Pre-scheduled services are not overwritten by intelligent duty scheduling, which is why manual pre-scheduling is particularly suitable for services that have already been explicitly defined or agreed with the employees.
Through the MDConnect online portal, important information from the care software can be conveniently shared between clients and their families, staff and physicians.
The "Mywishes" area was created especially for intelligent duty scheduling. Via this area, employees can, among other things, submit their personal wishes for duty scheduling. The employee can specify the days on which he or she would like to work a particular shift or explicitly not work.
When all data is available in the system, the planner can now request and compare different plan proposals. In doing so, he can specify different preferences for the planning.
- Employee satisfaction
- Uniform utilization
- Team composition
- Overtime reduction
At last, the planner can decide which plan proposal he wants to apply for the month. He will get further support in doing so:
- When a plan proposal is selected, various evaluations are displayed, e.g. to what extent the staffing profile is fulfilled.
- Transparent presentation of fulfilled desired services of employees and comparison of different plan proposals.
- The calculation of the plan proposals takes place within a few minutes!
Would youlike to get to know our intelligent duty scheduling and make optimal use ofyour personnel resources?
Then arrange a non-binding meeting with us!
